Yecenia Mariuxi Escobar de la Cuadra a; Ana Luisa Carvajal Salgado b; Leonela

 

Elayne Espinoza Párraga c

 

 

 

Influencia del pago electrónico en los procesos contables y administrativos

 

 

 

Revista Científica Mundo de la Investigación y el Conocimiento. Vol. 2 núm., 1, febrero, ISSN: 2588-073X, 2018, pp. 684-702

 

 

DOI:  10.26820/recimundo/2.1.2018.684-702

 

 

 

Editorial Saberes del Conocimiento

 

 

 

Recibido: 05/12/2017             Aceptado: 10/02/2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

a.     Universidad Estatal de Milagro; yescobard@unemi.edu.ec b.              Universidad Estatal de Milagro; acarvajals1@unemi.edu.ec c.          leonelayne@gmail.com

 

 

 

 

 

RESUMEN

 

 

Los procesos de pago electrónico o dinero electrónico han llegado para hacerles los procesos de adquisición de bienes y servicios a los ciudadanos mucho más fáciles, el estar en casa y adquirir un producto por internet y pagarlo con una tarjeta de crédito, transferencia bancaria o una aplicación móvil disminuye costos a los consumidores porque no tienen necesidad de trasladarse a una tienda, y a estas, ya que por medio de una plataforma web pueden promocionar sus productos las 24 horas del día sin tener que alquilar o adquirir un espacio físico. Pero esto supone una logística en materia contable, ya que al utilizar medios de pago se generan procesos contables y administrativos que se deben consolidar con aquellos  procesos que se generan de manera presencial con el cliente en una tienda, almacén, entre otros. La metodología de la investigación es de tipo documental no experimental. Como algunos de los resultados es que los procesos contables generados por medios electrónicos se manejan de la misma manera que los procesos tradicionales y que están normadas dentro de los principios contables que son aceptados internacionalmente. Como recomendación general es importante ahondar un poco más en la contabilidad digital, mantener los inventarios actualizados, evitar divulgar información de los consumidores y proporcionar información completa y perfecta de lo que se ofrece.

 

Palaras claves: Comercio, Pago, Dinero, Electrónico, Consumidores.

 

ABSTRACT

 

 

The processes of electronic payment or electronic money have come to make the processes of acquiring goods and services much easier for citizens, being at home and buying a product over the Internet and paying for it with a credit card, bank transfer or an application Mobile reduces costs to consumers because they have no need to move to a store, and these, because through a web platform can promote their products 24 hours a day without having to rent or acquire a physical space. But this supposes a logistics in accounting matter, since when using means of payment, accounting and administrative processes are generated that must be consolidated with those processes that are generated in person with the client in a store, warehouse, among others. The methodology of the research is non-experimental documentary type. As some of the results is that the accounting processes generated by electronic means are handled in the same way as the traditional processes and that are regulated within the accounting principles that are accepted internationally. As a general recommendation, it is important to delve a bit more into digital accounting, maintain updated inventories, avoid disclosing consumer information and provide complete and perfect information about what is offered.

 

Key words: Commerce, Payment, Money, Electronic, Consumers.

 

Introducción.

 

 

 

Los procesos de globalización mundial han traído consigo nuevas estrategias en los sistemas administrativos y contables, desde hace mucho tiempo, la incorporación de métodos de pago de bienes y servicios, compra de productos, ya no solo se hace por medio de dinero en efectivo. El uso de tarjetas de débito y crédito, pago por medio de puntos de venta y medios electrónicos como transferencias, sistemas de pago móvil y aplicaciones en teléfonos celulares están a la orden del día, lo que representa  un reto importante en los sistemas administrativos para la consolidación de la información y el cuadre perfecto de la contabilidad.

 

A la par de la consolidación de los procesos generados por el pago electrónico, estos nuevos métodos han logrado hacerle más simple la vida a los ciudadanos, ya que en muchos casos se pueden adquirir y pagar bienes y servicios sin necesidad de ir a una tienda, páginas web como EBay, Mercadolibre, Amazon, entre otras permiten comprar en cualquier parte del mundo sin necesidad de viajar, y los productos por medio de encomiendas llegan a la puerta de la casa.

 

El Dinero Electrónico es un sistema digital y automático que incursiona en muchas ciudades del mundo con el interés de disminuir el tiempo en las transacciones bancarias y financieras que se desarrollan en el sistema de liquidez de un país, detallando el manejo del dinero a través de un registro directo en el celular, dando transferencia a través de un dinero recibido por un pago salarial, e incluso por la venta de un bien mueble e inmueble, que garantiza un valor determinado que soportado y respaldado influye en la economía nacional, los estados financieros  de  las  instituciones  públicas  y  privadas  estarán  obligados  entre  sus  balances incorporar una nueva tendencia contable que permita diferenciar el dinero directo electrónico con el dinero sustentado físicamente, acciones descritas en un proceso sistemático respaldado por el Banco Central y el Gobierno Nacional (Campos, 2015).

 

 

Los sistemas de pago modernos son computarizados y la mayoría del dinero existe únicamente como registros digitales en las cuentas de bancos comerciales. Los pagos son realizados reduciendo el saldo en la cuenta del consumidor e incrementando el saldo de la cuenta receptora por un monto equivalente – un proceso que no cambió considerablemente desde el siglo XVI (GSMA 2015b). En este esquema, una variedad de desarrollos en las tecnologías de pago y monedas alternativas ha emergido en años recientes. Algunas de estas innovaciones se centran en hacer que los pagos sean más accesibles a una amplia gama de usuarios al mismo tiempo que dependen de una entidad central de confianza, como es el caso del Dinero Móvil (DM). Otras innovaciones han introducido una estructura descentralizada fundamentalmente diferente a los sistemas de pago, apoyándose en la criptografía en lugar de una autoridad central6 (Ali et al. 2014) (Moncayo & Reis, 2016).

 

Tabla N° 1: Evolución de la Contabilidad

 

 

 

Periodo histórico	Necesidades de información	Alternativas tecnológicas	Respuestas de la contabilidad
Las       grandes civilizaciones	Conocer  los  ingresos y gastos	Papiro,          escritura cuneiforme	Partida simple
El    inicio    del comercio	Registrar              cada movimiento	Papel	Surge la partida doble Primeros            libros contables
La   revolución industrial	Importancia    de    los activos  y  conocer  el beneficio	Papel, imprenta	Se     perfecciona     la partida Doble Estados financieros
1960	Manejar                más información    y    con más rapidez	Los               primeros ordenadores:  muchos usuarios para un	Se    automatizan    los sistemas       contables manuales
1981	Obtener información financiera útil para la toma de decisiones	Ordenador  personal: la informática se populariza	Sistemas                 de información contables integrados   en   bases de datos Informes, ratios, gráficos
Siglo XXI	Información            en tiempo real Comercio electrónico Medir activos intangibles para gestionar el conocimiento	Ordenadores en red: internet Tecnologías de la comunicación	Automatizar             la captura      de      datos Intercambio electrónico              de documentos Desaparece el papel

 

Fuente: (Maxi, 2013).

 

 

 

En la tabla N° 1, se puede observar como desde tiempos remotos la contabilidad y procesos administrativos han sido importantes para las diferentes civilizaciones. El hecho de registrar los procesos contables, determinar la cantidad de dinero disponible y a su vez a la mayor incorporación de información, buscar la manera de registrarla, nos va dando luces de la importancia de la organización y creación de procesos de información contable.

 

El punto de partida de todo sistema de contabilidad es establecer el modelo contable que regirá a la actividad en particular, por cuanto será este modelo aquel que se regirá a una normativa específica, en este caso las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) (Maxi, 2013).

 

El ciclo contable corresponde a la técnica ordenada de manera cronológica que permite el reconocimiento y ordenamiento de los hechos económicos en el marco de las normas que rigen la profesión contable. En este sentido, podemos notar la clara correlación que existe entre el proceso contable y el procesamiento de datos o ERP31,  por lo que recomendamos se realice en conjunto el análisis contable y el análisis informático, con lo que se garantiza la compatibilidad de los procesos (Maxi, 2013)

 

Para la mejor estructuración del proceso de contabilización hacemos uso de la siguiente esquematización propuesta:

 

·    Balance de situación inicial

 

 

 

·    Apertura de la contabilidad

 

 

 

·    Registro de las operaciones del ejercicio

 

 

 

·    Mayorización

 

 

 

·    Ajustes previos a la determinación del beneficio o pérdida generados en el ejercicio

 

 

 

·    Balance de comprobación de sumas y saldos

 

 

 

·    Cálculo del resultado

 

·    Cierre de la contabilidad

 

 

 

·    Cuentas anuales

 

 

 

·    Distribución del resultado

 

 

 

El esquema se ajusta de manera inequívoca a las recomendaciones normadas bajo las NIC

 

1, presentación de estados financieros, por lo que apoya sin duda al proceso de identificación, registro y procesamiento de los datos correspondientes a los hechos económicos en el internet (Maxi, 2013). Esto quiere decir que no importa la forma en que se maneje el dinero, a final los procedimientos contables y administrativos son los mismos.

 

De entre las principales cuentas que intervienen contabilidad de una empresa que realiza actividades de comercio electrónico del tipo Business to Consumer  (B2C) tenemos:

 

a) En primera instancia tomando en cuenta que la mayoría de las transacciones comerciales se realizan mediante vía electrónica, se puede deducir que el pago o cobro de este tipo de operaciones se realizara por medio de algún mecanismo de pago electrónico. De entre los mecanismos de pago más utilizados por el consumidor tenemos a la tarjeta de crédito, por lo tanto la cuenta más relevante en este caso sería Cuentas por Cobrar para el caso de una venta on-line. De esta forma Cuentas por Cobrar, bajo la denominación de cualquiera de las tarjetas de crédito, pasará a formar una cuenta transcendental en el giro del negocio.

 

b) Por otro lado al tratarse de una empresa que compra y vende productos on-line, la cuenta de inventarios  resulta  primordial  para  el  giro  del  negocio,  a  pesar  de  que  una  empresa  de comercio electrónico no posee una bodega física en la mayoría de los casos, esta cuenta es necesaria para el cálculo del costo de ventas y para el registro de ingresos y egresos de mercadería. Por otro lado la cuenta inventarios es de gran utilidad para determinar los niveles de stock óptimos. Es importante destacar la importancia de una correcta valoración de los inventarios para lo cual se necesita escoger el método más adecuado para obtener costos más exactos y confiables.

 

c) Tomando en cuenta que las operaciones comerciales entre empresa y consumidor final necesitan ser realizadas por medio de internet, resulta imprescindible contar con equipos informáticos y redes, los cuales representan activos fijos para la empresa que son de vital importancia  para  el  funcionamiento  del  negocio,  por  ende  es  importante  su  correcta valoración y cálculo de sus respectivas depreciaciones.

 

d) Las Cuentas por pagar bajo la denominación de cualquiera de las tarjetas de crédito, también resultan de vital importancia en el caso de las compras-online pues es la cuenta que representa el pago por determinado producto o servicio. Posteriormente la tarjeta le paga al proveedor la totalidad del costo del producto. Es una de las cuentas más significativas del pasivo corriente ya que refleja el nivel de endeudamiento que tiene la empresa con sus proveedores u otros, nos  ayuda  a  conocer  de  forma  exacta  los  montos  a  cancelar,  así  como  las  fechas  y vencimientos (Sinchi & Florencio, 2011).

 

Imagen N° 1: Modelo contable de comercio electrónico tipo B2C

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011).

 

 

 

En este esquema se puede observar, como el comercio electrónico genera en la organización que lo aplique un proceso automatizado que es capaz de organizar la información contable, de una manera más rápida y eficiente. Además permite tener un mayor control interno de todos los procesos que se generan en torno al marketing de una empresa, a la par que permite el inicio de auditorías contables con una mayor eficacia, ya que la información se genera de forma automatizada y al instante.

 

En un mundo competitivo y globalizado como el actual se hace necesario implementar un adecuado control y registro de transacciones comerciales electrónicas (E-comerce), permitiendo dirigir y monitorear cada proceso limitando el cometimiento de fraudes y errores no solamente de empleados sino también de los altos mandos. Con la finalidad de contar con información contable razonable y segura, (Carrazana, Guerra, & Reyes, 2009) (Romero, 2016).

 

El control interno, brinda una seguridad razonable ya sea a la información financiera, como también a cada una de las operaciones efectuadas por el talento humano, salvaguardando los bienes y el correcto registro de las operaciones contables que son indispensables para el buen funcionamiento de las organizaciones, (Mazariegos, Águila, Pérez, & Cruz, 2013). En la República del Ecuador, el control contable se ejerce principalmente en la gestión pública a través de la Contraloría General  del  Estado, institución  creada con  el  propósito  de vigilar el  uso eficiente y eficaz de los recursos económicos del país para el logro de objetivos. Mientras que en el sector privado se enmarca en controlar, evaluar y vigilar la gestión empresarial con el fin de obtener utilidades, (Sánchez, Jazmín; Pincay, 2013) (Romero, 2016).

 

En la presente investigación lo que se busca hacer un abordaje de como los procesos de pago electrónicos generados por el comercio digital han influenciado en la manera en que se lleva la información contable - administrativa y las ventajas si las hubiere de utilizar estos medios de pago dentro de todo el entorno financiero.

 

 

 

 

 

Materiales y métodos

 

 

 

La investigación se enmarca dentro de un tipo documental no experimental. Documental, ya que se ha recurrido a medios electrónicos con el objeto de investigar el caso de estudio, y los autores citados se han utilizado como referencias bibliográficas. No experimental, ya que no se ha realizado ningún estudio de campo y las expresiones citadas aquí son de los autores mencionados, y solo se ha recurrido al análisis de las expresiones de los mismos, para interpretar sus opiniones.

 

Resultados.

 

 

 

1. Caso práctico Registro de Compra On Line

 

 

 

Compra de una computadora desde el portal web de amazon.com

 

 

 

Tabla N° 2: Asiento Registro de Compra On Line

 

 

 

Fecha	Cuenta	Debe	Haber
02-01-XX	MERCADERIAS	800
02-01-XX	IVA EN COMPRAS	96
02-01-XX	VISA		896
P/r. compra de Computador HP Pavilion a Amazon.com

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011)

 

 

 

Tabla N° 2: Asiento Contable

 

 

 

FECHA	CUENTA	DEBE	HABE R
02-01-XX	VISA	896
02-01-XX	BCO. PICHINCHA		896
P/r. pago de tarjeta de crédito Visa por compra a Amazon.com

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011).

 

 

 

Como se puede observar en el primer asiento ya no se cancela el valor de la compra con cuenta caja, sino con la cuenta tarjeta de crédito bajo la denominación de VISA. A su vez es necesario  realizar  un  segundo  asiento  en  el  que  Bancos  acredita  el  valor  de  la  compra  al Proveedor (Sinchi & Florencio, 2011).

 

Caso práctico Registro de venta On Line

 

 

 

En este caso se presenta la venta On line de la misma computadora que fue adquirida por el portal de amazon.com

 

 

 

 

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011).

 

Tabla N° 3: Registro de Venta

 

 

 

FECHA		CUENTA	DEBE	HABE R
02-01-XX	VISA		1008
02-01-XX	VENTAS COMPUTADOR HP			900
02-01-XX	IVA EN VENTAS			108
P/r. venta de Computador HP Pavilion al Sr. Pedro Tuza

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011)

 

 

 

Tabla N° 4: Asiento de Venta

 

 

 

FECHA	CUENTA	DEBE	HABER
02-01-XX	COSTO DE VENTAS	896
02-01-XX	MERCADERIAS		896
	P/r. Registro del costo de ventas

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011). Depósito de RECAPS:

Retención del IVA= 108*100% = 108

 

 

 

Retención Fuente Renta = 900*0,01 = 9

 

 

 

Comisión Tarjetas de Crédito = 900*0,05 = 45

 

 

 

 

 

Tabla N° 5: P/r. Depósito de Recaps, y pago de comisión 5% a tarjetas de crédito

 

 

 

FECHA	CUENTA	DEBE	HABER
03-01-XX	BANCO PICHINCHA	846
03-01-XX	RETENCION IVA	108
03-01-XX	1% IRF VENTAS	9
03-01-XX	5 % COMISION TARJETAS DE CREDITO	45
03-01-XX	VISA		1008
P/r. Depósito de Recaps, y pago de comisión 5% a tarjetas de crédito

 

Fuente: (Sinchi & Florencio, 2011).

 

 

 

Los   asientos   contables   modelo   son   un   referente   de   cómo   debería   registrarse contablemente una compra o una venta de un producto que se comercializa por internet. Es importante destacar que existen aspectos que hacen diferente la contabilización de este tipo de operaciones como son el Depósito de Recaps en lo que se refiere a una venta on-line, y en si la importancia de la cuenta tarjeta de crédito que se utiliza como mecanismo de pago electrónico (Sinchi & Florencio, 2011).

 

Conclusiones.

 

 

 

·  Considerando que las operaciones de comercio electrónico se realizan a través de internet, se puede afirmar que el mecanismo de pago más utilizado es la tarjeta de crédito. Tomando en cuenta que un 90% de las transacciones, se pagan con tarjeta de crédito se puede afirmar que esta cuenta es muy importante para la contabilización de este tipo de transacciones. Por otro lado la cuenta caja es casi nulamente utilizada para el cobro, no así en una empresa de comercio  tradicional  en  la  que  esta  cuenta  juega  un  papel  muy  importante  (Sinchi  & Florencio, 2011).

 

 

·  Cuentas por Cobrar, bajo la denominación de cualquiera de las tarjetas de crédito, es la cuenta que autoriza el cobro de una venta on-line, y a su vez la institución financiera es la que justifica a la empresa el valor de la compra. Por otro lado es importante recalcar como una implicación contable en el caso de una venta el Depósito de Recaps, ya que en este caso la tarjeta actúa como agente de retención de impuestos (Sinchi & Florencio, 2011).

 

·    Considerando que la mayoría de transacciones comerciales de la compañía se van a dar en el marco de la virtualidad, y puntualmente a través del internet. Sumado al hecho de que dichas transacciones deberán formalizar su pago por algún medio electrónico. Podemos decir que el

90% las actividades económicas de la organización, deberán ser registradas contablemente con el cobro por medio de tarjetas de crédito. En este sentido, contablemente la cuenta caja, será nulamente afectada a menos que cierta transacción esporádica haga uso de la misma (Maxi, 2013).

 

·  Las cuentas por cobrar, bajo el concepto de cualquiera de las tarjetas de crédito, pasarán a formar una cuenta transcendental en el giro del negocio, por tanto se necesitará hacer uso de alguno de los métodos para su conciliación. Estas cuentas se denotan en el catálogo general de cuentas (Maxi, 2013).

 

·  Las cuentas por pagar asociadas a las tarjetas de crédito de la organización, deberán permitir un correcto reconocimiento y registro de los hechos económicos, con el fin de establecer de manera fiable el proveedor, y los montos a cancelar, así como las fechas y vencimientos (Maxi, 2013).