Andrea Estefanía Villacis Ramírez a; Sandra Elizabeth Prado León b; José Armando

 

Cedeño Ávila c; Liseth Leonila Morales Ortiz d

 

 

 

Administración, una herramienta de la planificación

 

 

 

Revista Científica Mundo de la Investigación y el Conocimiento. Vol. 2 núm., 1, febrero, ISSN: 2588-073X, 2018, pp. 737-751

 

 

DOI:  10.26820/recimundo/2.1.2018.737-751

 

 

 

Editorial Saberes del Conocimiento

 

 

 

Recibido: 10/12/2017             Aceptado: 10/02/2018

 

 

 

 

 

 

 

a.   Magister en Administración de Empresas con Mención en Logística y Transporte ; Ingeniera en Gestión

Empresarial Internacional;  andrea.villacis.ramirez@gmail.com

b.     Especialista  en  Administración  Publica;  Auditora  en  Control  de  Gestión;  Universidad  de  Guayaquil;

sandra.pradol@ug.edu.ec

c.     Médico Cirujano; josearmandojaca@gmail.com d.        Médico Cirujano; lisethmorales88@gmail.com

 

RESUMEN

 

 

En la actualidad referirse a la administración como ciencia pareciera una revisión de elementos teóricos rezagados frente a la dinámica económica, social, política y tecnológica actual, sin embargo,  los  conceptos  más  básicos  de  administración  nos  plantean  palabras  más  palabras menos que toda vez que un ser humano u organización deseen llevar a cabo una actividad, deberán administrar uno o varios elementos que permitan al individuo o a la organización, alcanzar sus objetivos anhelos o metas en un tiempo determinado y adicionalmente realizarlo de manera que las acciones emprendidas para llevar a cabo las metas, anhelos u objetivos sean consistentes con lo que se quiere alcanzar. Igualmente dentro de la dinámica empresarial actual pareciera un rezago tecnológico e histórico hacer referencia a la planificación dentro de las organizaciones o en la vida cotidiana, no obstante, durante los años 1990 y la reciente primera década del 2000 es cuando los niveles de aceleración de las dinámicas empresariales han hecho imprescindible la necesidad de planificarse, proyectarse, reinventarse, no necesariamente para anticipar cada paso de las cambiantes dinámicas, incluso ni siquiera para anticipar los pasos de su competidor, sino para evaluar las estrategias planteadas, la efectividad en la administración de tiempo, conocimiento y recursos, para así replanificar nuevas e innovadoras estrategias que permitan alcanzar las metas, anhelos u objetivos de los individuos u organizaciones. A la par encontramos  el  control  de  la  gestión,  otra  concepción  teórica  que  en  los  tiempos  actuales pareciera una anacronismo dado el uso de la palabra control, a pesar de la animadversión que la palabra control puede generar en un mundo empresarial tendiente a la globalización, el control de gestión, junto con la planificación y la administración se presentan como una triada poderosa para alcanzar beneficios económicos, mantener esos beneficios y exponenciarlos o no, debido a que lo exponencial o no de los beneficios dependerá del correcto empleo de estos tres elementos.

 

Palabras Claves: administración, gestión, planificación, organización, objetivo

 

ABSTRACT

 

 

Currently refer to the administration as a science seems a revision of theoretical elements lagged against the current economic, social, political and technological dynamics, however, the most basic concepts of administration raise us words more words less than any time a person human or organization wish to carry out an activity, must manage one or more elements that allow the individual or the organization, achieve their goals goals or goals in a specific time and additionally perform it so that the actions undertaken to carry out the goals, longings or goals are consistent with what you want to achieve. Equally within the current business dynamic it seems a technological and historical backwardness to refer to planning within organizations or in daily life, however, during the 1990s and the recent first decade of 2000 is when the levels of acceleration of the business dynamics have made it essential to plan, project, reinvent, not necessarily to anticipate each step of changing dynamics, even to anticipate the steps of your competitor, but to evaluate the strategies proposed, the effectiveness in time management , knowledge and resources, in order to replan new and innovative strategies that allow reaching the goals, aspirations or objectives of the individuals or organizations. At the same time we find the management control, another theoretical conception that in the current times seems an anachronism given the use of the word control, despite the animosity that the word control can generate in a business world tending to globalization, the Management control, along with planning and administration are presented as a powerful triad to achieve economic benefits, maintain these benefits and exponentiate them or not, because the exponential or not of the benefits will depend on the correct use of these three elements.

 

Keywords: Administration, management, planning, organization, objective

 

Introducción.

 

 

 

En la actualidad los individuos y las organizaciones se enfrentan a cambios contantes, desde el mismo momento en el que la civilización descubrió herramientas para potenciar sus labores, se abrió un nuevo mundo de posibilidades, a partir del surgimiento de nuevas herramientas de trabajo, la sociedad ha tendido a desplazar las anteriores, es un hecho prácticamente necesario para la evolución misma de nuestra civilización, sin embargo, las nuevas herramientas, no son más que la actualización constante de las anteriores, una actualización de antivirus o de plataforma por así decirlo, pues bien, las organizaciones, los individuos los emprendimientos, han conservado o actualizado herramientas de trabajo por años, transitando por el surgimiento de la escritura hasta el auge de las llamadas redes sociales, podemos observar herramientas recurrentes, que lejos hacerse obsoletas sólo se han actualizado; y nos han permitido adaptarnos a los diferentes cambios a los que nos enfrentamos día a día.

 

Entre las diferentes herramientas empleadas por la sociedad para entenderse a si misma, para alcanzar un objetivo, para adaptase a los nuevos escenarios, encontramos a la administración, que como cualquier otra ciencia o incluso tecnología ha podido establecer protocolos, mejores prácticas para mitigar los riesgos y potenciar oportunidades en el ámbito empresarial o del emprendimiento. Es así como se nos plantean expresiones como, administración de riesgo.

 

Administrar el riesgo es administrar el negocio, pues el riesgo es inherente en toda la organización, la naturaleza y extensión de los riesgos que se asumen dependen de los objetivos del negocio y a la forma como se responde a esos riesgos al intentar mitigarlos. (Morales Castro

& Morales Castro, Planeacion financiera, 2014)

 

Los individuos y las organizaciones han determinado que el éxito en el desempeño de sus funciones y la consecución de metas, objetivos y anhelos, se encuentra en llevar a cabo sus objetivos no solo en el tiempo requerido sino también con el menor uso de recursos, es decir, deben ser eficientes y eficaces  en el desempeño de sus labores, de otro modo los objetivos no serán alcanzados y en consecuencia un proyecto o una organización ya no requerirá de ellos.

 

Por ello es de vital importancia manejar en toda su amplitud el concepto de administración, la administración como ciencia y como técnica toma importancia con el desarrollo industrial y hoy más que nunca con los retos que presentan las tendencias mundiales de mercados abiertos, fortalecimiento de la iniciativa privada, internacionalización de la economía, descentralización del Estado , etc. Dirigir, racionalizar y controlar los procesos industriales y las organizaciones, requiere de investigadores, de teóricos y de practicantes de la Administración a fin de lograr el mejoramiento  de  la  eficiencia  en  la  producción  de  bienes  y  en  la  prestación  de  servicios. (Ramirez Cordoba & Ramirez, 2016)

 

Dada  la  amplitud  del  concepto  de  administración  se  hace  necesario  recalcar  que  la internalización de la amplitud del concepto de lo que implica hoy día la administración, pasa por identificar elementos como la eficiencia y la eficacia dentro de las organizaciones, emprendimientos,  trabajadores  e  individuos,  internalizar  estos  conceptos  implican  que  los mismos logren conjugar el correcto desenvolvimiento de sus funciones con las aspiraciones, expectativas, deseos u objetivos de la organización;  considerando la actual dinámica económica e incluso política actual, esa internalización pasa por relacionar lo anterior con una sana planificación que permita controlar la gestión de los emprendimientos, empresas o individuos.

 

De lo anterior se define como los términos eficacia y eficiencia como sigue: Eficacia: grado de cumplimiento de los objetivos.

Eficiencia: evaluación de costes (humanos, materiales-económicos y de tiempo) para conseguir los objetivos. (Alberich Nistal & Sotomayor Morales, 2014)

 

Es igualmente importante puntualizar lo que se entiende por planificación, tal como sigue, la planificación representa el inicio y la base del proceso administrativo. Sin ésta lo que se realice en la organización, dirección, y control no tiene razón de ser dado que funcionaria sin haber determinado los resultados que persigue todo organismo social y esto sería poner en peligro su futuro  (Luna Gonzalez, 2015).

 

Vale decir, toda organización que emprenda o inicie un proyecto, lo hace con una proyección de éxito idealmente en el corto plazo, mediano y/o largo plazo, el éxito de las organizaciones independientemente de su ámbito de acción está estrechamente ligado a plantearse objetivos claros en corto mediano y largo plazo, el éxito también pasa por identificar los recursos disponibles para administrarlos eficientemente, administrarlos pasa también por controlar y/o minimizar riesgos que no contribuyan con la producción de bienes o la prestación de servicios.

 

Cada empresa debería evaluar su propio proceso de planificación y determinar si está siendo utilizado en forma efectiva. Si el proceso de planificación no está generando los resultados deseados, entonces el proceso debería cambiarse o mejorarse. (Delgado, 2015)

 

Por ello hemos propuesto en realizar una recopilación bibliográfica que permita exponer las bondades y la necesidad de emplear herramientas del conocimiento como la administración, que permita a las organizaciones públicas, privadas, iniciativas individuales o colectivas a apropiarse de conceptos como la planificación para potenciar sus ideas, proyectos o empresas.

 

 

Materiales y Métodos

 

 

 

Esta  investigación  está  enfocada  en  la  observación  de  casos  reales  de  empresas  públicas, privadas o emprendimientos, que en la práctica aplicaron bien sea innovadores herramientas o prácticas de dirección o de atención a mercados que no tributaron los resultados esperados, por lo que al realizar  una revisión de las acciones que les llevaron a obtener resultados no deseados, se procedió a realizar una revisión bibliográfica que permitió determinar que la inobservancia de conceptos como administración y planificación,  pueden determinar el éxito o fracaso de un proyecto, emprendimiento u organización.

 

La revisión se ha centrado en textos, documentos y artículos publicados disponibles en la web, que permiten puntualizar que independientemente de los avances tecnológicos o las dimensiones de la organizaciones, manejar conceptos básicos posibilita crear estrategias exitosas y adaptables a los nuevos tiempos.

 

 

 

Resultados

 

 

 

Existen numerosas definiciones  de administración, la mayoría tienen mérito y señalan aspectos de importancia de la misma pero, en general, se entiende a la administración como un proceso particular consistente en las actividades de planeación, organización ejecución y control, desempeñadas  para  determinar  y  alcanzar  los  objetivos  señalados  con  el  uso  de  recursos humanos y recurso materiales. (Morales Castro & Morales Castro, Planeacion financiera, 2014)

 

El funcionamiento organizativo está ligado tanto a factores externos como internos y está encaminado a la consecución de los fines y objetivos de la empresa. Estos objetivos, aunque primordialmente son de la dirección, también deberían incluir los objetivos del conjunto de personas que forman parte de la empresa o de las personas e instituciones con las que interactúan directa o indirectamente (proveedores, clientes, personal, etc.). (Amat, 2002)

 

El establecimiento de objetivos debe ser sistematizado a través de control de la gestión, el cual podríamos definir como una técnica de dirección que consiste básicamente en:

 

—  Establecer objetivos a todos los niveles de responsabilidad de la empresa.

 

—  Cuantificar dichos objetivos, a través de un presupuesto económico.

 

—  Controlar y evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los mismos.

 

—  Tomar decisiones correctoras oportunas. (Serra Salvador, Vercher Beller, & Zamorano

 

Benlloch, 2005)

 

 

 

El empleo de técnicas nos indica que nos encontramos ante elementos de carácter científico, por tanto, ahondar en el concepto de administración plantea la necesidad de observar la forma como se presenta la administración a nuestra mente. ¿Cómo es la apariencia de este objeto? ¿Cuál es su forma? Ese objeto está constituido indudablemente por unos elementos que conocemos y que podemos definir en abstracto, como una actividad humana que se expresa en la toma de decisiones y en el manejo de recursos a través de los procesos de planeación, organización dirección, coordinación y control. (Ramirez Cordoba & Ramirez, 2016)

 

Ahora bien, la toma de decisiones está estrechamente relacionada a los objetivos planteados, por ellos, la planificación tiene como objeto establecer los objetivos que se desean alcanzar, después de hacer un análisis de la compañía y su interacción con el medio ambiente donde se desarrollan los caminos para alcanzar los objetivos, a esas vías se les denominan estrategias y tácticas. (Morales Castro & Morales Castro, Planeacion financiera, 2014)

 

 

Siendo que cotidianamente e inconscientemente se planifica para alcanzar objetivos, es necesario aplicar  técnicas,  conocimiento  científico  y  probado,  a  la  planificación,  como  lo  son  sus principios:

 

—  Objetividad y cuantificación. Al planear es necesario tener como base información real, razonamientos precisos, y no basarse en situaciones subjetivas, especulaciones y datos sin base.

—  Factibilidad. lo que se define como plan debe ser razonable, no es correcto elaborar planes ambiciosos y optimistas que no sean posibles de lograrse.

— Flexibilidad. Al terminar la planeación se recomienda dar márgenes de holgura que permitan incorporar los cambios o situaciones imprevistas que ajusten fácilmente las condiciones, es decir, contra con un colchón de seguridad.

—  Unidad. Los planes deben englobarse en un todo para la empresa y encaminarse a los propósitos y objetivos generales con la consistencia necesaria para el equilibrio.

—  Del cambio de estrategias. Los planes definidos a un plazo determinado en el desarrollo de los mismos, es importante estar actualizados tanto interna como externamente para modificar aquellos que son necesarios y que de esta forma se logre correctamente al término de los periodos definidos. (Luna Gonzalez, 2015)

 

Vale decir, la administración como herramienta nos indica que es necesario planificar con en función a objetivos claramente definidos, en atención a un norte alcanzable, con estrategias dinámicas y con flexibilidad, puesto que la flexibilidad permite, en el cambiante mundo de hoy identificar por ejemplo riesgos que al inicio la organización no se había planteado.

 

Dado que la única forma de evitar por completo el riesgo es no existir, la necesidad de administrarlo es táctica. Por lo tanto, primero deben identificarse, en finanzas, todos los factores que  pueden  ocasionar  la  obtención  de  rendimientos  distintos  a  los  esperados,  es  decir,  los factores de riesgo. Cada factor distinto definen sí mismo un tipo particular de riesgo, dentro de los cuales nos interesan los riesgos financieros. (Morales Castro, Morales Castro, & Alcocer Martinez, Administración Financiera, 2014)

 

Como se ha expuesto, los riesgos dentro de una organización solo pueden mitigarse no evitarse, el identificar los riesgos, amenazas u oportunidades pasa por el conocimiento integral de la organización,   pasa por controlar tanto los riesgos como las oportunidades para minimizar perdidas y maximizar ganancias, con lo cual el control de gestión se convierte una herramienta o instrumento más de la sana administración.

 

El control de gestión desde un punto de vista global permitirá:

 

 

 

—  Reducir los riesgos del negocio y contingencias del negocio.

 

—  Dirigir por objetivos asignados a los diferentes responsables y controlar el grado de cumplimiento.

—  Anticipar el futuro a largo plazo (planificación estratégica).

 

—  Adaptar y modificar la estructura y dimensión de la empresa en función de los resultados obtenidos.

—  Adaptar y modificar los objetivos a largo plazo en función de los resultados obtenidos y esperados. (Muñiz Gonzalez, 2003)

 

Conclusiones

 

 

 

La importancia de la administración en la naturaleza humana, es básica para todo proyecto social, sin la aplicación de ésta los resultados seguramente no serían confiables. A continuación se describen algunos indicadores que clarifican la importancia de la administración:

 

—  La administración global, es decir, es necesaria en todo organismo social, no importa en qué parte del mundo.

—  Sirve para que los recursos funcionen en forma sinérgica.

 

—  Toda función que realice tiene como base principal que al tomarla en cuenta se logran buenos resultados.

—  Al aplicar la administración correctamente, las empresas logran bases confiables para, posteriormente, diversificarse.

—  Con  la administración  se alcanza la  calidad  total  en  todo    organismo  social.  (Luna

 

Gonzalez, 2015)

 

 

 

La función de la administración se cristaliza mediante el proceso administrativo. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para realizar una actividad. La administración está integrada por etapas, fases y elementos, las cuales se llevan a cabo mediante el proceso administrativo. El proceso administrativo es el conjunto de etapas o fases sucesivas a través de las cuales se efectúan la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. (Luna Gonzalez, 2015)

 

La práctica administrativa es pues el desarrollo de un conjunto de técnicas aplicables en los diferentes procesos administrativos. Por ejemplo: técnicas para estructurar planes; técnicas para distribuir y organizar el trabajo; técnicas para dirigir el personal; técnicas para calcular el presupuesto; técnicas para elevar la moral y motivación para el trabajo, etc. Casa proceso, cada actividad, cada tarea,  puede ejecutarse siguiendo un método especial.  Las técnicas administrativas son tan extensas, numerosas y variadas como numerosas y variadas y extensas son las actividades y las tareas que el hombre ejecuta en la realización de su trabajo. (Ramirez Cordoba & Ramirez, 2016)

 

La dirección de una empresa trata de orientar el comportamiento individual y organizado hacia los fines y objetivos de la organización. Para ello, utiliza diferentes mecanismos que pueden permitir la adaptación al entorno y la coordinación interna. Hay mecanismos de carácter más formal como pueden ser la planificación estratégica, el diseño de la estructura organizativa o el diseño de una contabilidad de gestión. Igualmente hay mecanismos no formales y de carácter más espontaneo que pueden promover el comportamiento deseado a través, por ejemplo, de la supervisión directa o del autocontrol mediante  el fomento de la motivación individual y de la identificación de los miembros de la empresa con los valores de la organización. (Amat, 2002)

 

En este sentido, la planificación estratégica se ha utilizado en las últimas décadas como una herramienta esencial para las organizaciones con visión de futuro y que desean anticiparse a sus competidores en el mercado. Si bien es cierto, que en los últimos años, algunos autores ha manifestado sus discrepancias en los resultados obtenidos por varias organizaciones que han seguido procesos de planificación estratégica, otros estudios han demostrado que los mismos han sido causados por deficiencias en los procesos propiamente dichos o por no tomar en consideración factores exógenos que inciden en todas las organizaciones, como es el caso de la cultura organizacional, la resistencia al cambio, etc. (Delgado, 2015)

 

 

La planeación estratégica también observa las posibles alternativas de los cursos de acción en el futuro, y al escoger unas alternativas, éstas se convierten en la base para tomar decisiones presentes. La esencia de la planeación estratégica consiste en la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos importantes proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar peligros. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. Entonces, la importancia de la planeación estratégica radica en establecer objetivos que la empresa desea conseguir a largo plazo que ayudan a lograr objetivos específicos para la empresa. (Morales Castro & Morales Castro, Planeacion financiera, 2014)

 

El control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección de la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, para la toma de decisiones operativas y estratégicas. El control de gestión es el proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la dirección, tiene un papel fundamental como sistema de información para la misma. (Muñiz Gonzalez, 2003)