Miguel Francisco
Girón Guerrero a; Johnny Rody López Briones b; Kleber Joel
Sornoza Briones c; Sandra Elizabeth
Campuzano
Vera d
El lote económico de compras
como sistema de administración de inventarios
Revista Científica
Mundo de la Investigación
y el Conocimiento. Vol. 2 núm., especial, mayo, ISSN: 2588-073X, 2018,
pp. 756-771
DOI: 10.26820/recimundo/2.esp.2018.756-771
Editorial Saberes del Conocimiento
Recibido: 05/12/2017 Aceptado: 15/02/2018
a. Universidad Estatal de Milagro; mgirong@unemi.edu.ec
b. Universidad Estatal de Milagro; jlopezb@unemi.edu.ec
c. Universidad Estatal de Milagro; ksornozab@unemi.edu.ec
d. sandraliz1020@hotmail.com
RESUMEN
A través del tiempo, la
administración del inventario ha
sido
un punto bastante
conflictivo y hasta hoy
sigue bajo análisis. Se puede definir el inventario como el conjunto de materias primas, materiales, insumos, productos en proceso o productos terminados en espera de ser
utilizados en
posteriores procesos productivos,
comerciales o ambos. Esta condición
implica un proceso de almacenamiento que
a su vez conlleva
costos de gestión, así podemos mencionar los costos de pedir, los costos de almacenar, etc. El problema de fondo radica en la necesidad
de balancear correctamente la cantidad a pedir y el número de veces que se
debe pedir. Pedir en exceso implica
altos sobrecostos de almacenamiento, pero
pedir cantidades pequeñas significa por
el contrario grandes riesgos de impedir la
continuidad del proceso productivo o comercial. Se puede enumerar muchas formas de control entre
ellas el sistema de control
MRP; el sistema de control JIT entre los más conocidos.
Podemos agregar una especie de complemento administrativo como lo es el sistema
de clasificación ABC el cual nos permite el control
total de la gestión con un mínimo de
esfuerzo asignando prioridades en función de costo unitario y consumo anual de cada item. El objetivo
fundamental es como ya se
mencionó, garantizar la
continuidad de los procesos
productivos
o comerciales y a su vez eliminar la posibilidad de incurrir en costos ya sea por excesos o por faltantes.
Palabras claves:
Cantidad de reórden; punto de reórden; inventario de seguridad; demanda;
costo de almacenar;
costo
de pedir
ABSTRACT
Over time, the inventory management has been a very conflictive point and is still under
analysis. The inventory
can be defined as the set of raw materials, materials, inputs, products in
process or finished
products waiting to be used in subsequent production and / or commercial processes. This condition implies a storage process which in turn entails management costs, so
we can
mention the costs of ordering, the costs of storing, etc. The basic problem lies in the need to correctly balance the quantity to be ordered and the number
of times to be ordered. Over- ordering involves high over-costs
of storage, but asking for small quantities means on the contrary great risks of preventing the continuity of the productive and / or commercial process. You
can list many forms of control including
the
MRP control system; The JIT control system among the most well-known. We can add a kind of administrative complement such as the ABC
classification system which allows us the total control of the management with a minimum of
effort assigning priorities according to unit cost and annual consumption
of each item. The
fundamental objective is, as already mentioned, to guarantee the continuity of the productive and
/ or commercial
processes and, in turn, to eliminate the possibility of incurring costs either by
excess or by lack.
Keywords: Amount of reorder; reorder point; security inventory; demand; cost of storing; cost to
ask
Introducción.
¿Qué comprar? ¿Cuánto
comprar? ¿Cuándo comprar? Tres preguntas clave que muchas empresas responden equivocadamente. Una
forma
clásica de responder es recurriendo al Lote
Económico de Compras (EOQ, Economic Order Quantity). Pero, ¿es válido este modelo?. El
Lote Económico de
Compras (EOQ) es un modelo clásico de cantidad fija de
pedidos, es decir,
calcula cuánto comprar cuando el inventario cae a
un nivel predeterminado. Muchas empresas
utilizan el
EOQ para tomar
decisiones
de
compras..
Un
inventario es definido como la existencia de materias primas, insumos, productos en proceso, productos terminados o un recurso en general pieza
o recurso utilizado en una
organización. Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que vigilan los
niveles del inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en que es necesario reabastecerlo y qué tan grandes deben ser los pedidos. El problema
de inventarios se presenta
cuando
existe la necesidad de mantener en
los
almacenes
reservas de los ítems antes
mencionados con la finalidad de
satisfacer la demanda sobre un horizonte de
tiempo definido.
(Chase, Aquilano, & Jacobs, 2000)
La solución a ese problema es optimizar
los costos inherentes lo cual se logra en el momento en que podamos responder satisfactoriamente sobre ¿cuánto pedir? y ¿cuándo pedir?.
La
primera interrogante se refiere a la cantidad que se debe pedir al realizar una orden de
compra. La segunda se refiere
al momento
en que se debe colocar
dicha orden.
Objetivo
Garantizar la continuidad del proceso productivo o comercial administrando los niveles
de inventario de
forma equilibrada
eliminando la
posibilidad de extra
costos ya
sea por excedentes o por faltantes.
Características del lote económico de compras
Este sistema
de control según (Schroeder, 2012)
se caracteriza
por aplicar diferentes supuestos que parten
de datos reales
tales como:
La demanda es constante: Esto significa que los clientes siempre consumen y piden la
misma cantidad, una y otra vez.
Lead
Time o tiempo de espera constante: El o los proveedores cumplen a cabalidad con los tiempos
de entrega ofrecidos.
El
costo de hacer un nuevo
pedido es constante: Supone que todos
los pedidos son iguales
y homogéneos, que comprar por Internet tiene el mismo costo que comprar a un mayorista o que
comprar vía licitación. Este costo era relevante hace varias décadas. Sin embargo, en el siglo
XXI
una compra por Internet
tiene un costo de transacción cercano
a cero.
Descuentos por
volumen: Se asume que no existen variaciones del precio unitario por ningún
concepto.
Aplicación
El modelo se
utiliza
regularmente para mantener un completo control
sobre los diferentes ítems al amparo de la
ayuda
del
Sistema de clasificación ABC. De esta manera se ejerce
control apropiado sobre el movimiento de inventarios y flujo de efectivo. Cuánto y cuándo se debe comprar o fabricar son dos interrogantes infaltables en la administración de inventarios.
El tamaño debe definirse individualmente para
cada artículo teniendo en cuenta dos objetivos: minimizar costos y mantener un plan razonable
de
abastecimientos. (Radford, 1997)
Ventajas
del LEC
Permite optimizar la cantidad a pedir y prevé periodos para solicitar abastecimiento con determinado artículo,
fecha de recepción y cantidad del
artículo en el
Almacén.
Considera la distribución uniforme de los requerimientos.
Ejemplo: Si el requerimiento de
la materia prima XX en 300 días es 300 unidades, el modelo considerará que
se requiere una por día.
Se aplica
de manera
individual a cada artículo, razón por
lo cual se debe identificar aquellos que responderán a políticas programadas de adquisición, básicamente
se orienta hacia
los artículos llamados estratégicos que son los que de faltar impedirían la continuidad operativa
de la empresa. Un modo práctico de lograr ésta
identificación es mediante
el
Catálogo de Materiales el cual puesto a disposición de las unidades administrativas de
línea
podrían
identificarlos (Schroeder, 2012).
Los
modelos para
el
control de inventarios suponen que
los artículos son dependientes o
independientes de la demanda de
otros artículos. Así mismo, los costos de mantener o llevar inventarios son los que se asocian con guardar o manejar el inventario en el tiempo por tanto deben incluir obsolescencia y
otros costos relacionados con el almacenaje y pago de intereses. (Render, 2004)
En muchos casos el sistema se apoya en gráficos que
nos permiten observar
de manera sencilla
los costos de ordenar; los Costos de Mantenimiento; el nivel del lote
económico de compras y las coordenadas del punto de corte de las curvas de pedir y almacenar.
Esta
relación empírica formulada
por Vilfredo Pareto, ha
demostrado ser una
herramienta muy
útil
y sencilla de aplicar a la gestión empresarial. Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre
las causas más importantes de lo que
se quiere controlar y mejorar. Una organización típica mantiene miles de artículos en inventario pero solo un pequeño porcentaje de
ellos merecen una cuidadosa atención y
un mayor grado de control desde la gerencia. El análisis
ABC
es el proceso que consiste en dividir los artículos en tres clases de acuerdo con el valor de su consumo
de modo que los administradores puedan concentrar
su atención en los que tengan el valor monetario ms alto. La clasificación A representa aproximadamente entre el 15 y el 20 % de los ítems representan
entre el 75 y 80 % del total invertido. La B nos dice que entre el 30 y
40 % de los ítems representan aproximadamente
el 15 % del total invertido. Finalmente
la clasificación C nos dice que entre le 40 y 50 % de los ítems representan aproximadamente entre el 10 y el 15
%
del total invertido. (Meredith R, 2002)
Metodología de análisis.
Dado que queremos definir las políticas y volúmenes de compras de las materias primas e
insumos, hemos adoptado el modelo de investigación descriptiva el cual se
orienta a determinar los parámetros que
requieren ser mejorados desde el punto vista de la administración de inventarios. Los datos son de primera mano y eso nos permite graficar el panorama real de la
situación
a considerar.
La base de todo negocio es la compra y venta de productos, de aquí la importancia del manejo de inventario por parte del mismo Es necesario que
conozcamos cuáles son los productos exactos
con los que contamos y no pensar que tenemos
algo que no existe.
Siendo los inventarios uno
de los activos más grandes de un establecimiento, el
control de los mismos es uno de los principales aspectos más importantes en la administración de un negocio en la cual la mayoría es ignorada por sus propietarios, sin tener
registros de compras,
registros de ventas, registros de existencias o un sistema que le ayuden a esta fácil pero tediosa
tarea.
La ausencia de control de inventarios y
la falta de planeación de éstos está entre los principales errores que los propietarios de los negocios cometen y
que hacen que terminen cerrando
sus establecimientos.
Resultados.
El siguiente es un caso ficticio, creado exclusivamente para uso didáctico, las cifras y
las circunstancias fueron asumidas arbitrariamente y no reflejan la realidad de situación alguna en
particular.
La demanda
anual de un artículo
es de 1.500 unidades los mismos que son adquiridos en lotes iguales en cada
uno de los 12 meses del año. Emitir una orden de
compra
tiene
un costo de US$50.
La tasa de almacenamiento adoptada
por la empresa es del 19% y el costo unitario del
ítem es de US$11.11. La Gerencia de
Operaciones señala que los costos de
almacenar se
mantienen permanentemente muy
por encima de los costos de pedir, es decir que por el lado de
inventarios existe una fuga de dinero
que
debe ser cortada de inmediato.
Para cortar dicha fuga lo primero que debemos hacer es reestructurar
la política de
reabastecimientos buscando
un equilibrio duradero de los costos.
El costo total de
pedir lo obtenemos multiplicando los 12 pedidos por US$$50 lo que finalmente nos permite determinar
un costo total de pedir de
US$600 por año.
Igualmente el
costo de almacenar
se lo obtiene así: Ca
= 125/2 X 11.11 X 0.19 = US$131.93
Vemos
entonces que el costo total
de la gestión es igual a US$731.93.
Discusión de la propuesta.
En función de la decisión táctica
que la empresa decida tomar sobre
la administración de
los insumos, se puede mencionar que existen básicamente tres métodos. Utilizando cada
una de ellos o una
mezcla
entre las mismos, se
constituyen en los procedimientos administrativos (planificación, ejecución y control) que contemplan desde el punto de vista orgánico y
funcional,
como se ejecutarán las tareas respecto de
la adquisición de
insumos para producir productos y
satisfacer la demanda del mercado y
que necesariamente deben establecer en sus contenidos
Calidad, Economía, Rapidez, Secuencia, Practicidad, Coordinación y
Control, estos procedimientos
son los siguientes:
Sistema
de Reposición por cantidad fija.
Implica: Lote económico de compra Punto. Cantidad y punto de reórden. (Demanda Independiente)
Sistema de
Reposición por período fijo.
Implica: Sistema
de
Revisión a fecha
fija,
Cantidad a
comprar variable. (Demanda Independiente).
Sistema de
Planificación de Requerimiento
de Materiales (MRP)
El MRP determina cuántos componentes se necesitan, así como cuándo hay que llevar a
cabo el Plan Maestro
de Producción, que se traduce en una serie de órdenes de compra y fabricación de los materiales necesarios para satisfacer la demanda de productos finales.
(Demanda Dependiente).
Es un sistema orientado hacia los productos. A partir de
sus necesidades planifica los componentes necesarios. Es prospectivo dado que
la planificación se basa
en
las necesidades futuras
de los productos. Una
de sus desventajas es que
no considera las limitaciones
de
capacidad por
lo que no asegura que el plan de pedidos
sea óptimo.
En términos generales, es un sistema
de información utilizado para planificar
la producción de
productos terminados, semielaborados, piezas, partes, etc., elaborar el plan de compras de
insumos de acuerdo al programa
de producción, la gestión de
los inventarios de insumos y
la capacidad de producción. Es utilizado generalmente en distintos procesos de producción y
se adapta eficientemente a aquellos
que
reúnan las características de estar integrados por líneas de montajes con ensamble de
los insumos en forma secuencial como ser la
producción de autos, tractores,
electrodomésticos,
cosméticos, medicamentos,
etc.
Sistema
de Provisión Justo
a Tiempo
Es
una filosofía que define la
forma en
que debería optimizarse un sistema de producción. Sus
principales características son:
Poner
en evidencia
los problemas fundamentales. Eliminar despilfarros.
Buscar la simplicidad.
Diseñar sistemas
para identificar problemas
Por
lo general,
la
industria farmacéutica aplica procesos de fabricación
por batch.
Se entiende por batch
aquellos procesos de fabricación secuenciales que se realizan por lotes. Son procesos que vienen acotados
por fabricaciones
predeterminadas, ya sea en el tiempo, ya sea por cantidad de producto. Siempre llevan asociada una determinada formula que van a
caracterizar el
producto fabricado.
Basado en este concepto, lo más recomendable para
estos casos es la reposición de inventarios
por cantidad fija, para lo cual
hacemos uso del siguiente modelo matemático:
Da
= Demanda anual
Cp =
Costo de pedir
Cu =
Costo unitario
ta = Tasa de almacenamiento
Al multiplicar costo unitario por la tasa de almacenamiento se obtiene el costo anual de
mantener inventario por cada unidad. (Baca Urbina, 2012)
La fórmula del EOQ proviene de principios
del siglo XX y sus autores son Harris (1913)
y Wilson (1934). La finalidad de este modelo es minimizar los costos de hacer nuevos pedidos y los costos de mantener inventarios. El punto mínimo de
la suma de ambas curvas determina la cantidad denominada "Lote Económico de Compras" o "Lote Económico de Reposición". (Chavez H., 2009)
Análisis de la propuesta
Lo que se busca es que luego de analizar la
situación actual, se identifique una forma de optimizar
la gestión
en
función de minimizar costos y maximizar los beneficios. En base a ello
se plantea lo siguiente:
Conclusiones
La
situación actual nos
conduce a varios inconvenientes:
Si consideramos la posibilidad de un imprevisto repunte de la demanda, los niveles de inventario (incluye el inventario promedio) que se manejan en la actualidad nos puede llevar a situación de agotamiento
de stock es decir a la
paralización
de la planta.
El costo total de pedir
(US$600) no guarda relación alguna con el costo de almacenar
(US$125). Por lo tanto se está dando un costo extra innecesario que a la postre repercute en la
economía de la empresa.
Para
la situación propuesta tenemos:
Costo de pedir y
almacenar están en el mismo nivel lo cual indica que los valores
determinados como
lote
económico de compras son
los correctos.
El
inventario promedio prácticamente se duplica lo cual nos permitirá una respuesta rápida ante cualquier incremento de
la demanda.
Recomendaciones.
Analizando
el siguiente cuadro:
|
|
Sistema Actual
|
Sistema Propuesto
|
|
Lote
|
125 u
|
266.57 u
|
|
Número de Pedidos
|
12
|
5.6270
|
|
Costo Total de
|
US$131.93
|
US$281.35
|
|
|
Almacenar
|
|
|
|
|
Costo Total de
Pedir
|
US$600
|
US$281.35
|
|
Costo Total Anual
|
US$731.93
|
US$562.7
|
Recomendación.
Adoptar el modelo de reposición de
inventarios por cantidades fijas
(Lote Económico de
Compras) para
ejercer una
administración de
inventarios apropiada
al
presente caso. Si bien es cierto que el costo anual de almacenar se incrementa en un 113.3 % (sobre
el
valor original de US$125), también es cierto que el costo anual de
pedir se reduce en un 53.1 % (sobre el valor
original de US$600) lo que en términos generales reduce el costo total anual de la gestión en un
23.1 % del costo total inicial.
Bibliografía.
(2000). En Chase, Aquilano, & Jacobs, Administración de Producción y Operaciones. Bogotá:
McGraw - Hill.
Chavez H.,
J. (2009). Lote Económico
de Compras. Herramienta útil o
pieza de museo. Negocios
Globales.
Meredith R, J. (2002). Administración de las Operaciones.
Un énfasis conceptual.
México: Limusa.
Radford, R. (1997). Administración de Operaciones y Producción.
Calidad total y respuesta
sensible rápida. Bogotá: Mc Graw Hill.
Render, B. (2004). Principios de Administración de Operaciones. México, México: Pearson
Prentice Hall.
(2012). En R. G. Schroeder,
Administración de Operaciones. México:
McGraw - Hill.