DOI: 10.26820/recimundo/9.(esp).mayo.2025.19-32
URL: https://recimundo.com/index.php/es/article/view/2595
EDITORIAL: Saberes del Conocimiento
REVISTA: RECIMUNDO
ISSN: 2588-073X
TIPO DE INVESTIGACIÓN: Artículo de revisión
CÓDIGO UNESCO: 2508.11 Legislación y Leyes Nacionales
PAGINAS: 19-32
Aproximación a la normativa legal para gestión documental:
Caso GAD Municipal Latacunga
Approach to the legal regulations for document management: GAD
Municipal case Latacunga
Abordagem das normas legais para a gestão de documentos: Caso GAD
Municipal Latacunga
Diego Giron1; Santiago Ramirez2; Yadira Borja3; Julissa Toaquiza4
RECIBIDO: 10/01/2025 ACEPTADO: 19/03/2025 PUBLICADO: 05/05/2025
1. Universidad Técnica de Cotopaxi; Latacunga, Ecuador; diego.giron9130@utc.edu.ec; https://orcid.
org/0009-0005-0089-1899
2. Universidad Técnica de Cotopaxi; Latacunga, Ecuador; santiago.ramirez@utc.edu.ec; https://orcid.
org/0000-0002-5256-3601
3. Universidad Técnica de Cotopaxi; Latacunga, Ecuador; yadira.borja@utc.edu.ec; https://orcid.org/0000-
0003-2006-9534
4. Universidad Técnica de Cotopaxi; Latacunga, Ecuador; julissa.toaquiza4277@utc.edu.ec; https://orcid.
org/0009-0003-5552-2551
CORRESPONDENCIA
Diego Giron
diego.giron9130@utc.edu.ec
Latacunga, Ecuador
© RECIMUNDO; Editorial Saberes del Conocimiento, 2025
RESUMEN
Este trabajo analiza y mejora la gestión documental del Gobierno Autónomo Descentralizado (GAD) Municipal de Lata-
cunga, Ecuador. Se realizó un estudio exhaustivo de la normativa legal vigente, como la Constitución y otras regulaciones,
para comprender los requisitos clave. Además, se identificaron variables que influyen en la satisfacción del personal del
GAD respecto a la gestión documental, centrándose en la accesibilidad y eficiencia de los procesos. Como resultado,
se formuló una ordenanza para el manejo de archivo interno, reformando la Política Pública existente. Esta ordenanza
establece lineamientos, procedimientos y responsabilidades, proponiendo el uso de códigos QR para facilitar el acceso y
gestión de la información. Se evaluaron procesos cumplidos y pendientes en la generación de política pública, ofreciendo
una visión del estado actual y áreas de mejora en la gestión documental. La investigación presenta propuestas concretas
y viables para optimizar la gestión documental mediante tecnologías como los códigos QR.
Palabras clave: Gestión documental, Normativa legal, Códigos QR, Política Pública, Tecnologías.
ABSTRACT
This paper analyzes and improves the document management of the Decentralized Autonomous Government (GAD) of the
Municipality of Latacunga, Ecuador. An exhaustive study of the current legal norms, such as the Constitution and other re-
gulations, was conducted to understand the key requirements. In addition, variables that influence the satisfaction of GAD
staff with respect to document management were identified, focusing on the accessibility and efficiency of processes. As a
result, an ordinance for internal records management was formulated, reforming the existing Public Policy. This ordinance
establishes guidelines, procedures and responsibilities, proposing the use of QR codes to facilitate access and information
management. Completed and pending processes in the generation of public policy were evaluated, offering a vision of the
current status and areas for improvement in document management. The research presents concrete and viable proposals
to optimize document management through technologies such as QR codes.
Keywords: Document management, Legal regulations, QR codes, Public policy, Technologies.
RESUMO
Este artigo analisa e melhora a gestão documental do Governo Autónomo Descentralizado (GAD) do Município de
Latacunga, Equador. Foi realizado um estudo exaustivo das normas legais atuais, como a Constituição e outros re-
gulamentos, para compreender os principais requisitos. Além disso, foram identificadas variáveis que influenciam a
satisfação dos colaboradores do GAD no que respeita à gestão documental, com foco na acessibilidade e eficiência
dos processos. Como resultado, foi formulada uma portaria para a gestão dos registos internos, reformando a Política
Pública existente. Esta portaria estabelece orientações, procedimentos e responsabilidades, propondo a utilização de
códigos QR para facilitar o acesso e a gestão da informação. Foram avaliados os processos concluídos e pendentes na
geração de políticas públicas, oferecendo uma visão do estado atual e dos pontos de melhoria na gestão documental.
A investigação apresenta propostas concretas e exequíveis para otimizar a gestão documental através de tecnologias
como os códigos QR.
Palavras-chave: Gestão documental, Normas legais, Códigos QR, Políticas públicas, Tecnologias.
21
RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
Introducción
La gestión documental en entidades guber-
namentales es esencial para garantizar efi-
ciencia, transparencia y calidad en los servi-
cios públicos. Diversas investigaciones han
explorado aspectos como la organización y
clasificación de documentos, así como la im-
plementación de herramientas tecnológicas
para mejorar la eficiencia administrativa.
La gestión documental en entidades guber-
namentales es esencial para la eficiencia,
transparencia y calidad en los servicios pú-
blicos. Rodríguez & Oscco (2020), destaca
la rapidez y eficiencia en la gestión sin ne-
cesidad de documentos físicos. Clemencia
(2010), resalta la gestión documental como
centro de información útil para usuarios,
mientras que la Norma de gestion docu-
mental para entidades de administracion
publica (NGDAP, 2016), enfatiza la transpa-
rencia en los procesos administrativos.
La gestión documental en el ámbito guber-
namental de Ecuador está regulada por un
marco normativo que garantiza transparen-
cia y acceso a la información pública. Se-
gún Aguirre Caspi & Gómez Herrera (2023),
el Código Orgánico Administrativo (COA) y
la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso
a la Información Pública (LOTAIP) son fun-
damentales en este aspecto. El COA, en su
Artículo 60, obliga a las entidades públicas
a aplicar estándares archivísticos, mientras
que el Artículo 14 del Reglamento General
de la LOTAIP enfatiza la accesibilidad de la
información para los ciudadanos.
La Ley Orgánica de Archivos (LOA) también
es crucial. Porras et al.(2022), señala que el
Artículo 16 de la LOA establece pautas para la
conservación de documentos según su valor
administrativo, legal e histórico, y aboga por
la creación de comités de archivo para super-
visar y asesorar en la gestión documental. En
el contexto del Gobierno Autónomo Descen-
tralizado (GAD) de Latacunga, las políticas
de gestión documental son estratégicas para
la administración, acceso y conservación de
documentos. Florian (2022), destaca la nece-
APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA LEGAL PARA GESTIÓN DOCUMENTAL: CASO GAD MUNICIPAL LATA-
CUNGA
sidad de adaptar estas políticas a las necesi-
dades específicas de cada entidad para lo-
grar una administración eficiente y un acceso
fluido a la información.
La gestión documental de Latacunga está
coordinada por la Lic. Paola Morales, quien
recopila información de varios departamen-
tos en colaboración con el ejecutivo del
departamento. Estas políticas y normativas
aseguran una administración efectiva de
documentos y alineación con los objetivos
organizacionales, promoviendo la eficiencia
administrativa y optimizando la gestión do-
cumental en el GAD de Latacunga.
La gestión documental es vital en el ámbito
público por la gran cantidad de información
sensible manejada. En el Gobierno Autóno-
mo Descentralizado (GAD) Municipal de La-
tacunga, existen desafíos significativos debi-
do a la falta de una aproximación efectiva a
la normativa legal vigente, lo que provoca de-
ficiencias en la organización y preservación
de documentos y el incumplimiento de dispo-
siciones legales. Esta investigación analiza
exhaustivamente la normativa legal aplicable
a la gestión documental en el GAD Municipal
de Latacunga, evaluando leyes, reglamentos
y su cumplimiento en la práctica.
Se identifican brechas entre la normativa y
la gestión actual, proponiendo recomenda-
ciones para mejorar la gestión documental y
asegurar el cumplimiento normativo. Según
estudios, aunque ha habido un aumento
del 30% en la promulgación de leyes sobre
gestión documental en Ecuador, persisten
brechas significativas. Es crucial realizar
una investigación exhaustiva para analizar
la normativa, identificar las brechas y pro-
poner recomendaciones para mejorar la
gestión documental y preservar la memoria
institucional del GAD Municipal de Latacun-
ga, entonces para interpretar la aplicación
de la normativa legal vigente sobre gestión
documental en el GAD Municipal de Lata-
cunga, que proponga acciones de mejora a
su contexto en gestión documental y asegu-
re su cumplimiento normativo.
22 RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
El estudio busca fortalecer las capacidades
institucionales y promover una cultura de
gestión documental eficiente y transparen-
te. Sus resultados serán relevantes para el
GAD de Latacunga y otras entidades pú-
blicas con desafíos similares, y servirán de
base para futuros trabajos académicos y
mejoras en la gestión documental pública.
Metodología
En este estudio, se adoptará un enfoque
de investigación cualitativa para explorar
en profundidad la aplicación de la norma-
tiva legal vigente en la gestión documental.
Este enfoque cualitativo se selecciona es-
pecíficamente debido a su capacidad para
capturar las percepciones, experiencias y
significados subyacentes relacionados con
la gestión documental en el GAD Munici-
pal de Latacunga. El trabajo investigativo
se llevará a cabo dentro de una de las 19
direcciones del municipio de Latacunga,
específicamente en la dirección de Avalúos
y Catastros. Se enfocará en un análisis cua-
litativo detallado de los procesos de gestión
documental durante el segundo semestre
del periodo 2022.
Enfoque cualitativo
La presente investigación se aborda desde
un enfoque cualitativo, el cual se elige de-
bido a su adecuación a las características y
objetivos de este estudio. Permite explorar la
complejidad de la gestión documental en el
GAD Municipal de Latacunga, así como com-
prender el contexto, las motivaciones y las
percepciones de los actores involucrados.
En lugar de cuantificar la realidad, se valora
cómo es vivida y percibida por las personas
y se presta atención a las ideas y sentimien-
tos que subyacen a los actos humanos. Este
enfoque resulta especialmente adecuado
para desentrañar las particularidades de la
gestión documental en el contexto específi-
co del GAD Municipal de Latacunga.
La investigación descriptiva, también cono-
cida como investigación diagnóstica, es la
elección metodológica adecuada para este
trabajo debido a su capacidad para abor-
dar cuestiones de naturaleza social, como
la gestión documental en el GAD Municipal
de Latacunga. Se busca analizar la gestión
documental en el GAD Municipal de Lata-
cunga y, más concretamente, comprender
las razones subyacentes por las cuales se
adopta esta práctica a pesar de los desafíos
que puede presentar. A través de la recopi-
lación de datos, la exposición y el resumen
de la información y un análisis meticuloso
de los resultados, se pretende identificar
relaciones significativas entre variables y
extraer generalizaciones que aporten al co-
nocimiento en esta área. La investigación
descriptiva tiene como objetivo central pro-
porcionar una descripción precisa de un
objeto de estudio, en este caso, la gestión
documental en el GAD Municipal de Lata-
cunga. Este enfoque permite responder a
las preguntas "qué" y "dónde", generando
datos de primera mano que se utilizarán
para realizar un análisis detallado y presen-
tar una visión completa de los desafíos y
oportunidades que enfrenta en cuanto a su
gestión documental.
Se aplicó el método de investigación induc-
tivo, en conjunto con entrevistas aplicadas
en un focus group para determinar la cali-
dad del servicio y la satisfacción del cliente
interno. Este enfoque se empleará para re-
copilar información detallada sobre los re-
quisitos funcionales y no funcionales nece-
sarios para optimizar la gestión documental
en esta institución. Durante el proceso, se
analizarán casos específicos y se observa-
rán las prácticas y procedimientos actuales
relacionados con la gestión documental en
el municipio. A través de esta observación
detallada y las entrevistas, se buscará identi-
ficar patrones, desafíos comunes y posibles
soluciones que puedan ser aplicables en un
contexto más amplio. La inducción, en este
sentido, implica acumular conocimiento a
partir de casos individuales y experiencias
específicas para obtener una comprensión
más completa de la gestión documental en
el ámbito municipal. Este enfoque permitirá
GIRON, D., RAMIREZ, S., BORJA, Y., & TOAQUIZA, J.
23
RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
identificar las necesidades y oportunida-
des de mejora en la gestión documental y,
a partir de ahí, proponer recomendaciones
y acciones específicas que contribuyan al
cumplimiento normativo y a la eficiencia en
la gestión documental del GAD Municipal
de Latacunga.
Técnica de investigación.
Técnica de entrevista:
• En el marco de esta investigación, se ha
optado por el uso de la técnica de entre-
vista como un instrumento esencial para
recopilar datos cualitativos relacionados
con la satisfacción del cliente interno en
el sector de avalúos y catastros del GAD
Municipal de Latacunga. La entrevista se
presenta como una herramienta efectiva
para obtener percepciones, opiniones y
experiencias de los funcionarios en re-
lación con la gestión documental. Esta
elección se justifica por la necesidad de
recopilar datos subjetivos y valiosos so-
bre cómo los empleados perciben la fia-
bilidad, sensibilidad y seguridad de los
servicios de gestión documental que se
les proporcionan. Las entrevistas se lle-
varán a cabo con una muestra represen-
tativa de 5 funcionarios (versionantes)
del área de avalúos y catastros, quienes
tienen un conocimiento profundo de las
operaciones documentales dentro de
la organización. Este enfoque permitirá
obtener una perspectiva interna sobre
la satisfacción de los clientes internos,
ya que los funcionarios son usuarios di-
rectos de los servicios de gestión docu-
mental. Las preguntas de la entrevista se
estructurarán en torno a las dimensiones
clave de la satisfacción del cliente, como
la fiabilidad de la información, la sensibi-
lidad en el servicio y la seguridad de los
datos, y se formularán de manera que
promuevan respuestas encaminadas a
satisfacer los objetivos planteados.
Tabla 1. Versionantes
Nombre
Actividad
Quimbita Chancusig
Luis Anibal
Libre nombramiento y
reconocimiento
Dirección de avalúos y
catastros
Director (a) de avalúos y
catastros
Peralvo Velasco Tania
Alexandra
Nombramiento
provisional
Dirección de avalúos y
catastros
Analista 1 de avalúos y
catastros
Prado Aulestia
Mercedes del Rocio
Código de trabajo cambio
de régimen
Dirección de avalúos y
catastros
Ayudante de servicios
administrativos
Moscoso Zurita Maria
Mercedes
Nombramiento
provisional
Unidad de avalúos y
catastro urbanos
Asistente técnico 1 de
avalúos y catastro
urbanos
Paredes Gavilanez
Lourdes Catalina
Nombramiento
provisional
Unidad de avalúos y
catastro rurales
Asistente técnico 2 de
avalúos y catastro rurales
Palabra
Frecuencia
Documento
34
Garantizar
34
Seguridad
34
Documental
31
Información
29
Gestión
28
Mantener
27
Trámite
25
Departamento
24
Fiabilidad
23
Error
21
Plazo
20
Proporcionar
20
Medir
19
Solicitante
19
Usuario
19
Acordar
18
Área
18
Documentación
18
Informar
17
Asegurar
16
Sistema
16
Condencialidad
15
Implementar
14
En la sección presentada en la Tabla 1 se
detallan los versionantes, es decir, las per-
sonas que ocupan diferentes cargos den-
tro de la Dirección de Avalúos y Catastros.
Cada versionante se enumera con su nom-
bre completo, el tipo de nombramiento o ré-
gimen bajo el cual se encuentra, la unidad
específica en la que trabaja y el cargo que
ocupa. Este listado proporciona una visión
general de la estructura organizativa y del
personal que forma parte de la dirección.
APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA LEGAL PARA GESTIÓN DOCUMENTAL: CASO GAD MUNICIPAL LATA-
CUNGA
24 RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
Resultados
Se presentan los hallazgos derivados de
la recopilación de datos y el procesamien-
to de la información obtenida a través de
entrevistas aplicadas a los funcionarios del
área de avalúos y catastros en el GAD de
Latacunga. Los datos recabados han sido
analizados a través del modelo MAXQDA,
con un enfoque en las dimensiones de fiabi-
lidad, sensibilidad y seguridad en la gestión
documental. A lo largo de este capítulo, se
explorarán las percepciones y expectativas
de los funcionarios respecto a la gestión do-
cumental, y se identificarán las brechas en-
tre lo que se espera y lo que se experimenta.
Estos resultados proporcionarán informa-
ción esencial para comprender la calidad
del servicio interno y proponer mejoras en
la gestión documental de la institución. Se
han explorado minuciosamente tres dimen-
siones clave: fiabilidad, sensibilidad y se-
guridad en la gestión documental del GAD
de Latacunga. La dimensión de fiabilidad
ha sido evaluada a través de la percepción
de los funcionarios sobre la consistencia y
precisión en la entrega de documentos, así
como en la resolución de problemas rela-
cionados con la gestión documental. Por
otro lado, la dimensión de sensibilidad se
ha centrado en la capacidad de los depar-
tamentos de avalúos y catastros para man-
tener informados a los solicitantes sobre el
estado de sus trámites, lo que implica un
enfoque proactivo y atento a las necesida-
des de los usuarios internos. Finalmente, la
dimensión de seguridad ha examinado la
confianza de los funcionarios en la custodia
y manejo de la documentación, así como
la seguridad de las instalaciones y tecno-
logías utilizadas en la gestión documental.
En lo que respecta a la dimensión de fiabi-
lidad, los resultados obtenidos a través de
la aplicación del programa MAXQDA han
arrojado un panorama mixto. Si bien algu-
nas respuestas indican que los documentos
se entregan en tiempo y forma, se han iden-
tificado desafíos relacionados con la reso-
lución de problemas. Algunos funcionarios
expresaron inquietudes sobre la eficacia en
la gestión documental, lo que sugiere que
existe margen para mejorar la fiabilidad en
la entrega oportuna de los documentos y
la resolución efectiva de problemas. Esto
indica que es esencial abordar estos as-
pectos para fortalecer la percepción de ca-
lidad en la gestión documental. En lo que
respecta a la dimensión de seguridad, se
ha identificado una preocupación significa-
tiva en los resultados. Aunque en general
existe confianza en la custodia y manejo
de la documentación, algunos funcionarios
expresaron inquietudes sobre la seguridad
de las instalaciones y tecnologías utilizadas
en la gestión documental. Esta percepción
plantea la necesidad de abordar de manera
efectiva las preocupaciones de seguridad y
garantizar que los usuarios internos se sien-
tan seguros y protegidos en lo que respec-
ta a la integridad y confidencialidad de los
documentos y datos. Esta es un área clave
para mejorar la percepción de calidad en la
gestión documental.
Análisis de entrevistas
De acuerdo a los resultados obtenidos en
la aplicación del software MAXQDA, para
analizar cualitativamente las respuestas en-
tregadas por el director, así como por los
funcionarios se han identificado tres dimen-
siones clave en la percepción de los par-
ticipantes respecto a la gestión documen-
tal en la Dirección de Avalúos y Catastros:
fiabilidad, sensibilidad y seguridad. La di-
mensión de fiabilidad aborda la confianza
en la precisión y puntualidad de la informa-
ción documental proporcionada, mientras
que la sensibilidad se refiere a la capaci-
dad de respuesta y comunicación efectiva
por parte de la institución hacia los usuarios
internos y externos. El análisis de la nube
de palabras generada por el software MAX-
QDA revela algunos términos recurrentes y
relevantes en el contexto de la gestión do-
cumental y la seguridad de la información
en el departamento. Palabras como "docu-
mento", "seguridad", "documental", "infor-
mación" y "gestión" son prominentes, lo que
GIRON, D., RAMIREZ, S., BORJA, Y., & TOAQUIZA, J.
25
RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
indica la centralidad de estos conceptos en
las respuestas recopiladas. Se destaca la
frecuencia de términos relacionados con
la fiabilidad, como "garantizar", "fiabilidad"
y "error", lo que sugiere una preocupación
por la precisión y confiabilidad de los docu-
mentos gestionados. Además, se observa
la importancia otorgada a la gestión de los
plazos de entrega, representados por pala-
bras como "plazo", "trámite" y "acordar". La
presencia de términos como "confidenciali-
dad" y "solicitante" señala la atención dada
a la protección de la información y las nece-
sidades de los usuarios.
Tabla 2. Datos MAXQDA
Nombre
Actividad
Quimbita Chancusig
Luis Anibal
Libre nombramiento y
reconocimiento
Dirección de avalúos y
catastros
Director (a) de avalúos y
catastros
Peralvo Velasco Tania
Alexandra
Nombramiento
provisional
Dirección de avalúos y
catastros
Analista 1 de avalúos y
catastros
Prado Aulestia
Mercedes del Rocio
Código de trabajo cambio
de régimen
Dirección de avalúos y
catastros
Ayudante de servicios
administrativos
Moscoso Zurita Maria
Mercedes
Nombramiento
provisional
Unidad de avalúos y
catastro urbanos
Asistente técnico 1 de
avalúos y catastro
urbanos
Paredes Gavilanez
Lourdes Catalina
Nombramiento
provisional
Unidad de avalúos y
catastro rurales
Asistente técnico 2 de
avalúos y catastro rurales
Palabra
Frecuencia
%
Documento
34
2,71
Garantizar
34
2,71
Seguridad
34
2,71
Documental
31
2,47
Información
29
2,31
Gestión
28
2,23
Mantener
27
2,15
Trámite
25
1,99
Departamento
24
1,91
Fiabilidad
23
1.83
Error
21
1,67
Plazo
20
1,59
Proporcionar
20
1,59
Medir
19
1,51
Solicitante
19
1,51
Usuario
19
1,51
Acordar
18
1,43
Área
18
1,43
Documentación
18
1,43
Informar
17
1,35
Asegurar
16
1,27
Sistema
16
1,27
Condencialidad
15
1,20
Implementar
14
1,12
APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA LEGAL PARA GESTIÓN DOCUMENTAL: CASO GAD MUNICIPAL LATA-
CUNGA
26 RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
Fiabilidad en gestión documental
La fiabilidad en la gestión documental es
un aspecto crucial para garantizar la inte-
gridad y precisión de la información propor-
cionada. Según Castillo (2020), la fiabilidad
se refiere a la capacidad de un sistema para
ofrecer resultados consistentes y precisos
en diferentes situaciones. En el contexto de
la Dirección de Avalúos y Catastros, esta
dimensión se centra en la confianza de los
usuarios internos y externos en la exactitud
y puntualidad de la información documen-
tal. Evaluar la fiabilidad implica analizar tan-
to los procesos establecidos para garanti-
zar la calidad de los documentos como la
percepción de los usuarios sobre la vera-
cidad de la información proporcionada. En
este sentido, se explorarán las prácticas y
procedimientos implementados en la ges-
tión documental de la institución, así como
las percepciones y experiencias de los fun-
cionarios y usuarios en relación con la fiabi-
lidad de la información entregada.
Figura 1. Gráfica Estadística Pregunta de Entrevista 1
Al observar el diagrama de pastel estadísti-
co generado para la pregunta "¿Cómo per-
ciben la fiabilidad de los documentos que
manejan en relación con los plazos acorda-
dos en su área?" dentro de la dimensión de
Fiabilidad en Gestión Documental, se pue-
de apreciar que las respuestas de los entre-
vistados varían en cuanto a la percepción
de la fiabilidad de los documentos en rela-
ción con los plazos acordados. La mayoría
de los entrevistados indicaron niveles rela-
tivamente bajos de fiabilidad en esta área,
con porcentajes que oscilan entre el 1.31%
y el 3.38%. Esto sugiere que existe una pre-
ocupación común en torno a la confiabili-
dad de los documentos en relación con los
plazos establecidos, lo que puede tener im-
plicaciones significativas en la eficiencia y
la efectividad de la gestión documental en
el departamento. Estos hallazgos resaltan la
importancia de abordar las preocupaciones
relacionadas con la puntualidad y la fiabi-
lidad de los documentos para mejorar la
calidad del servicio y la satisfacción de los
usuarios internos y externos.
GIRON, D., RAMIREZ, S., BORJA, Y., & TOAQUIZA, J.
27
RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
Figura 2. Gráfica Estadística Pregunta de Entrevista 2
Se evidencia una diversidad en las respues-
tas proporcionadas por los entrevistados.
Los porcentajes varían desde el 1.03% hasta
el 2.85%, lo que sugiere que hay diferentes
enfoques y procesos empleados para ga-
rantizar la ausencia de errores en los do-
cumentos dentro del área. Estos resultados
destacan la importancia atribuida por los en-
trevistados a la implementación de procedi-
mientos específicos para asegurar la calidad
y precisión de la información contenida en los
documentos. Además, indican la necesidad
de una atención continua a los procesos de
control de calidad en la gestión documental
para mejorar la fiabilidad y confiabilidad de
los documentos en el departamento.
Figura 3. Gráfica estadística pregunta de entrevista 3
Se observa que los entrevistados tienen
opiniones diversas sobre este aspecto. Los
porcentajes fluctúan entre el 1.31% y el
2.80%, lo que sugiere que hay una variedad
de percepciones en cuanto a la fiabilidad de
los documentos en relación con los plazos
acordados y la ausencia de errores. Estos
resultados indican que existe cierta ambi-
APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA LEGAL PARA GESTIÓN DOCUMENTAL: CASO GAD MUNICIPAL LATA-
CUNGA
28 RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
güedad o falta de consenso entre los en-
trevistados sobre la efectividad de los pro-
cedimientos y controles establecidos para
garantizar la fiabilidad de los documentos
en el área. Es importante profundizar en el
análisis para comprender las razones de-
trás de estas percepciones divergentes y
considerar posibles acciones para mejorar
la confiabilidad de la gestión documental en
el departamento.
Figura 4. Gráfica estadística pregunta de entrevista 4
Se observa que los entrevistados tienen
opiniones variadas sobre este aspecto.
Los porcentajes oscilan entre el 1.22% y el
2.38%, lo que indica que existe cierta di-
versidad en la forma en que se mantiene
informado a los usuarios internos sobre el
estado de los trámites relacionados con la
gestión documental. Estos resultados su-
gieren que puede haber diferencias en los
métodos utilizados o en la efectividad de las
comunicaciones internas en el departamen-
to. Es fundamental profundizar en el análi-
sis para comprender mejor cómo se están
abordando las necesidades de comunica-
ción interna y considerar posibles mejoras
para garantizar una mayor sensibilidad en
la gestión documental.
Figura 5. Gráfica estadística pregunta de entrevista 5
GIRON, D., RAMIREZ, S., BORJA, Y., & TOAQUIZA, J.
29
RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
Se evidencia que hay cierta consistencia en
las respuestas proporcionadas por los en-
trevistados. Los porcentajes oscilan entre el
1.31% y el 2.43%, lo que sugiere que la ma-
yoría de los entrevistados están implemen-
tando acciones similares para garantizar la
puntualidad y precisión de la información
proporcionada a los solicitantes. Estas ac-
ciones pueden incluir la verificación meticu-
losa de los documentos antes de su entrega,
la revisión por parte de supervisores o direc-
tores, y la utilización de sistemas o procedi-
mientos específicos para mantener la preci-
sión de la información. Sin embargo, aunque
existe cierta uniformidad en las respuestas,
es importante profundizar en el análisis para
identificar posibles áreas de mejora y asegu-
rar una gestión documental aún más sensi-
ble a las necesidades de los solicitantes.
Figura 6. Gráfica estadística pregunta de entrevista 6
Se observa que la mayoría de los entrevista-
dos reportan un esfuerzo por mantener una
comunicación abierta con los solicitantes.
Los porcentajes fluctúan entre el 1.41% y el
2.19%, lo que indica una cierta consisten-
cia en las respuestas proporcionadas. Este
enfoque en la comunicación abierta puede
incluir la disponibilidad para responder pre-
guntas, proporcionar actualizaciones pe-
riódicas sobre el estado de los trámites y
establecer canales claros de comunicación
entre el personal y los solicitantes. La impor-
tancia de esta comunicación transparente y
fluida resalta la sensibilidad de la gestión
documental hacia las necesidades y expec-
tativas de los usuarios internos y externos.
Sin embargo, es necesario seguir evaluan-
do y mejorando estas prácticas para garan-
tizar una gestión documental cada vez más
sensible y eficiente.
APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA LEGAL PARA GESTIÓN DOCUMENTAL: CASO GAD MUNICIPAL LATA-
CUNGA
30 RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
Figura 7. Gráfica estadística pregunta de entrevista 7
Se observa que la mayoría de los entrevis-
tados reportan la implementación de diver-
sas medidas de seguridad para proteger la
integridad de la documentación. Los por-
centajes oscilan entre el 1.54% y el 2.65%,
lo que indica un nivel considerable de con-
senso entre los entrevistados en cuanto a
la adopción de estas medidas. Estas me-
didas pueden abarcar desde la asignación
de claves y usuarios personales para acce-
der a los sistemas hasta el establecimiento
de acceso limitado a ciertos documentos
y la creación de copias de seguridad para
proteger contra posibles pérdidas de da-
tos. La adopción de estas medidas refleja
el compromiso de los departamentos de
Avalúos y Catastros con la seguridad y con-
fidencialidad de la información, aspectos
fundamentales para garantizar la integridad
de los documentos y la confianza tanto de
los usuarios internos como externos. Sin
embargo, es importante seguir evaluando y
fortaleciendo continuamente estas medidas
para adaptarse a los cambios en las ame-
nazas de seguridad y mantener la protec-
ción adecuada de la información.
Figura 8. Gráfica estadística pregunta de entrevista 8
GIRON, D., RAMIREZ, S., BORJA, Y., & TOAQUIZA, J.
31
RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
La mayoría de los entrevistados reportan
medidas implementadas para garantizar la
seguridad de las instalaciones y tecnolo-
gías. Los porcentajes oscilan entre el 1.65%
y el 2.45%, lo que sugiere que existe un gra-
do significativo de consenso entre los entre-
vistados en cuanto a la importancia de este
aspecto. Estas medidas pueden incluir des-
de la instalación de sistemas de seguridad
física en las instalaciones hasta la adopción
de protocolos de seguridad para proteger
las tecnologías utilizadas en la gestión do-
cumental, como firewalls y sistemas de en-
criptación de datos. La implementación de
estas medidas refleja el compromiso de los
departamentos de Avalúos y Catastros con
la protección de la infraestructura y los recur-
sos tecnológicos utilizados en la gestión de
documentos. Sin embargo, es fundamental
continuar evaluando y fortaleciendo estas
medidas para adaptarse a los cambios en
las amenazas de seguridad y garantizar la
protección adecuada de las instalaciones y
tecnologías contra posibles riesgos.
Figura 9. Gráfica estadística pregunta de entrevista 9
Los entrevistados consideran esencial se-
guir mejorando las medidas existentes o
implementar nuevas medidas para garan-
tizar la integridad y confidencialidad de la
documentación y los datos. Los porcenta-
jes oscilan entre el 1.69% y el 2.12%, lo que
indica que hay un consenso generalizado
en cuanto a la necesidad de fortalecer la
seguridad en este aspecto. Estas medidas
pueden incluir la actualización de políticas
de seguridad, la implementación de con-
troles de acceso más estrictos, la capacita-
ción del personal en prácticas de seguridad
de la información, entre otras. Este enfoque
refleja una actitud proactiva por parte de
los departamentos de Avalúos y Catastros
hacia la protección de la integridad y confi-
dencialidad de la información, reconocien-
do la importancia crítica de este aspecto
en la gestión documental. Es fundamental
que estas medidas se implementen de ma-
nera continua y se adapten a las cambian-
tes amenazas de seguridad para garantizar
una protección efectiva de la documenta-
ción y los datos.
Conclusiones
El diagnóstico exhaustivo de la normativa
legal aplicable a la gestión documental en
el GAD Municipal de Latacunga ha permi-
tido identificar una sólida base legal que
respalda la creación, organización, acceso,
conservación y disposición de documentos.
Este marco normativo es fundamental para
garantizar la integridad y la legalidad de
la documentación electrónica. El análisis
del marco legal en gestión documental del
GAD Municipal de Latacunga revela que, si
bien existe una normativa sólida, aún exis-
ten brechas significativas entre la teoría le-
APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA LEGAL PARA GESTIÓN DOCUMENTAL: CASO GAD MUNICIPAL LATA-
CUNGA
32 RECIMUNDO VOL. 9 N° ESPECIAL (2025)
gal y la práctica en la administración de do-
cumentos. Se ha identificado la necesidad
de mejorar la implementación y el cumpli-
miento de las políticas y procedimientos do-
cumentales. Basándose en el análisis de la
normativa legal, las variables identificadas y
las herramientas tecnológicas disponibles,
se han formulado propuestas concretas y
viables para mejorar la gestión documental
en el GAD Municipal de Latacunga. Esto in-
cluye la integración de una ordenanza para
la implementación de códigos QR que fa-
cilite el acceso a la información, la imple-
mentación de capacitaciones específicas y
la optimización de los procesos existentes,
lo que contribuirá a un manejo más eficiente
y efectivo de los archivos internos.
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CITAR ESTE ARTICULO:
Giron, D., Ramirez, S., Borja, Y., & Toaquiza, J. (2025). Aproximación a la nor-
mativa legal para gestión documental: Caso GAD Municipal Latacunga. RE-
CIMUNDO, 9(Especial), 19–32. https://doi.org/10.26820/recimundo/9.(esp).
mayo.2025.19-32
GIRON, D., RAMIREZ, S., BORJA, Y., & TOAQUIZA, J.