Carlos Manuel Tamayo Pacheco a; Mirella Azucena Correa Peralta b

 

 

 

Estilos de la comunicación organizacional en la Universidad Estatal de Milagro, para el personal administrativo de la universidad

 

 

Styles of organizational communication at the State University of Milagro, for the administrative staff of the university

 

 

Revista Científica Mundo de la Investigación y el Conocimiento. Vol. 3 núm.3, septiembre, ISSN: 2588-073X, 2019, pp. 121-144

 

 

DOI: 10.26820/recimundo/3.(3).septiembre.2019.121-144

 

URL: http://recimundo.com/index.php/es/article/view/514

 

Código UNESCO: 3205 Medicina Interna

 

Tipo de Investigación: Artículo de Revisión

 

 

 

Editorial Saberes del Conocimiento

 

 

 

Recibido: 15/05/2019            Aceptado: 23/06/2019            Publicado: 30/09/2019

 

 

 

Correspondencia:  ctamayop@unemi.edu.ec

 

 

 

 

 

 

a.     Maestrante de Administración Pública, Universidad Estatal de Milagro;  ctamayop@unemi.edu.ec

 

b.     Tutora de la Maestría de Administración Pública, Universidad Estatal de Milagro; mcorreap@unemi.edu.ec;

 

mir.correap@gmail.com

 

RESUMEN

 

 

La comunicación organizacional interna es un objeto de estudio que ha adquirido una gran importancia. Las organizaciones públicas o privadas, productivas o de cualquier tipo, desarrollan procesos de comunicación específicos, hacia su entorno y en su interior, con estilos formales e informales, que implican concepciones, técnicas y actividades para facilitar la circulación y recepción adecuadas de mensajes entre todos los miembros de la organización. Esto implica que el estudio de los estilos de comunicación debe hacerse en correspondencia con las características de la organización y sus procedimientos normales. El objeto de observación de este artículo son los estilos de comunicación en la Universidad Estatal de Milagro, mediante la aplicación de una encuesta que determinará las características de los intercambios comunicativos de los miembros de su personal, así como la autopercepción que los participantes tienen de estos procesos, de acuerdo a cuatro modelos: asertiva-democrático, agresiva-autoritario, pasivo y agresiva pasiva.

 

Palabras Claves: Comunicación Organizacional; Comunicación Interna; Tipos de Organización; Estilos de Comunicación; Modalidades de Comunicación.

 

ABSTRACT

 

 

Internal organizational communication is an object of study that has acquired great importance. Public or private organizations, productive or of any kind, develop specific communication processes, towards their environment and inside, with formal and informal styles, which involve conceptions, techniques and activities to facilitate the proper circulation and reception of messages among all the members of the organization. This implies that the study of communication styles must be done in correspondence with the characteristics of the organization and its normal procedures. The object of observation of this article are the communication styles at the State University of Milagro, through the application of a survey that will determine the characteristics of the communicative exchanges of the members of its staff, as well as the self-perception that the participants have of these processes, according to four models: assertive-democratic, aggressive- authoritarian, passive and aggressive passive.

 

Key Words: Organizational Communication; Internal communication; Types of Organization; Communication Styles; Modalities of Communication.

 

Introducción.

 

 

 

La comunicación interna en sus diferentes contextos organizacionales presenta variaciones causado por la interacción humana pues “La comunicación interna es un proceso complejo, multidimensional e imprescindible para el desarrollo de las organizaciones” (Marchiori, 2011). Así como lo menciona (E. Alonsoa, 2011) refiere términos como clima emocional, calidad de comunicación, valoración de responsables e indicadores de resultados; donde “el contexto es un elemento de la comunicación que consiste en el espacio donde se producirá la comunicación”; dentro de esta problemática según (Hume & Leonard, 2014) menciona “El potencial estratégico de la comunicación interna en las organizaciones tanto en el plano gubernamental como internacional se considera un modelo factible para la aplicación en la pequeña y mediana empresa”. Por otro lado (Karanges, Johnston, & Beatson, 2015) “El poner a prueba la asociación entre la comunicación interna y compromiso de los empleados amplía el dinamismo e incrementa la unión del equipo de trabajo”. De ahí varios autores afirman incluir un sistema integrado de gestión de la información documental (Ángel, 2016) o incluir sistemas para la gestión de información y conocimiento institucional ( Rivero & Díaz, 2016) que vincule aspectos teóricos de la comunicación y la organización (Brönstrup, Godoi, & Ribeiro, 2017)

 

La comunicación puede ser afectado por elementos externos que distorsiona la calidad del mensaje (Gómez F. , 2016), pues para (Herrera, 2016) mediante su trabajo intenta “demostrar el proceso económico del desarrollo de la Comunicación y las Relaciones Públicas”; en este sentido las variaciones de la comunicación interna facilitan el estudio para dinamizar los procesos en la gestión pública e integración de las áreas como es el caso de una Universidad.

 

Así como, el uso de diversas herramientas en la comunicación organizacional que aportan a estimular la interacción humana entre los participantes de una organización (Espinel, Monterrosa-Castro,  &  Guacari-Villalba,  2019);  sin  embargo  la  inseguridad  laboral  influye

negativamente  en  el  desempeño  profesional,  esto  puede  ser  por  el  impacto  empático  entre

 

colaboradores de la misma organización donde no existe un interés por mantener un ambiente agradable que facilite la interacción entre iguales (Bohle, Chambel, Medina, & Da Cunha, 2018).

Otro de los factores negativos como lo expresan (Pérez Martínez, Díaz Aldana, & Ruiz Pulido,

 

2018) serían la metáfora del Autismo Organizacional como aporte a los estudios organizacionales, donde los individuos presentan una baja comunicación interna donde influye la relación desde un comportamiento laboral ligado a la carencia de comunicación, en que cada individuo se predispone en realizar solo su trabajo.

 

Se puede destacar el trabajo de (Cevallos Villegas, Moreno Rodríguez, & Cevallos Conde,

 

2018) refieren la importancia de realizar auditorías de comunicación organizacional, donde ponen a consideración la revisión constante del trabajo dentro de una organización al fomentar una cultura interrelacionada entre colaboradores. Por su parte (Larrondo-Ureta, 2016) expresa que en la actualidad las organizaciones conocen que su público comunican, pues saben que solo transmitir información no es suficiente para una comunicación exitosa.

 

Además, (Díaz-Fúnez, Mañas-Rodríguez, Pecino-Medina, dor-Ferrer, & Llopis-Marín,

 

2016) en su experiencia consideran el clima organizacional como un modulador de la comunicación entre el liderazgo y el conflicto de roles, teniendo en cuenta que un buen liderazgo es aquel que identifica potencialidades de los colaboradores.

 

En otro aspecto (Zapata & Rey, 2015) expresan que muchas organizaciones se enfocan en implementar plataformas digitales; siendo importante la capacitación.

 

Existen estudios sobre comportamiento de la comunicación en las organizaciones donde los procesos y actores sociales en sus diferentes roles y estatus otorgados por la estructura organizacional aportan en interactuar mutuamente con los demás (Guillen Ojeda & Espinosa Velázquez, 2014); y a pesar de existir modelos organizacionales más o menos estandarizados, cada organización construye sus procesos interactivos, modalidades y estilos adecuados a sus necesidades; donde los procesos de circulación de la información atinente a la organización tanto en su interior, es decir entre los miembros de su estructura, como entre la organización y los elementos relevantes de su entorno son innegables en término de elementos estratégicos en el ejercicio de liderazgo, planificación, ejecución y control de procesos medulares para el logro de metas y objetivos, relacionados al cumplimiento de su misión social.

 

Entre los elementos destacados en los estudios vinculados a la comunicación organizacional, el interés en particular es referido a los estilos de comunicación organizacional otorgado por Norton (1983) y De Vries, Bakker-Pieper, et al. (2009), es decir, los modos característicos en que las personas, en la interacción social, envían señales verbales, paraverbales y no verbales que tenderían a incidir en la forma en que tales señales pudieran ser tomadas, interpretadas, filtradas y entendidas por las personas a las cuales van dirigidas. En los destacados estudios del tema, se han identificaron al menos siete dimensiones de los estilos de comunicación organizacional, a saber:

 

·    Expresividad.

 

·    Precisión.

 

·    Simpatía.

 

·    Apoyo.

 

·    Amenaza.

 

·    emocionalidad y;

 

·    reflexividad.

 

 

 

Así mismo, tiende a corresponder a diferentes tipos de organización como: organizaciones religiosas, políticas, deportivas, educativas o de carácter público o privado.  En este caso la Universidad Estatal de Milagro es una organización pública de carácter educativo, que es el objeto de estudio.

 

La Universidad Estatal de Milagro, en la actualidad cuenta con 213 empleados en todas las áreas administrativas de la institución, como se refleja en la información pública presente en el sitio web de la UNEMI. En este caso se trata de una organización cuya misión es de naturaleza con administración pública educativa. Mediante una encuesta se medirá la presencia de determinados actos de lenguaje que configuran cuatro modos principales de comunicación, especialmente cuatro tipos: el democrático, autoritario, el activo y el pasivo. (Batoli, 1992)

 

En el estudio comunicado por este artículo, se plantea como objetivo general analizar los Estilos de Comunicación Organizacional más utilizados en la Universidad Estatal de Milagro, específicamente en las áreas administrativas. La investigación realizada se propuso, como objetivos específicos, establecer la proporción de personas que practican cada uno de los diferentes estilos de comunicación organizacional, para a partir de ello realizar las proposiciones pertinentes para el mejoramiento de los procesos de comunicación organizacional en la referida Universidad.

 

La planificación y la obtención de resultados deben ser factibles en el contexto de la comunicación, con el objetivo de mejorar la precisión de tareas y funciones propias del área administrativa de la Universidad Estatal de Milagro en los aspectos:

 

·    Técnico, al evaluar las actividades donde interviene la comunicación – procesos actuales de las áreas administrativas.

·    Operativo, identificar las actividades en relación a la planificación estratégica de la Universidad Estatal de Milagro respecto a la comunicación, cultura organizacional y procesos como institución pública.

·    Económico, analizar la optimización de tiempos de respuesta, incluyendo el análisis de costo-beneficio y describir las premisas de los beneficios económicos del proyecto.

·    Legal, analizar alternativas para “Incentivar una sociedad participativa, con un Estado cercano al servicio de la ciudadanía” Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 y las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos – NCI-500 Información y Comunicación de “identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades”.

 

Metodología.

 

 

 

El proceso de la investigación se llevó a cabo en el campus de la Universidad Estatal de Milagro (UNEMI) se aplicó al personal administrativo para levantar los datos estadísticos de las variables de la comunicación organizacional de esta institución.

 

La investigación en comunicación ha sido un tema recurrente en diferentes publicaciones y escenarios tanto académicos como fuera de ellos y ha provocado profundas diferencias entre lo que se debe investigar, los objetos de estudio, sus metodologías y sobre lo que es y define un fenómeno comunicativo (Vidales, 2015) citado en (Palacios, 2015).

 

Como parte del trabajo a desarrollar conlleva inicialmente un estudio documental de otros trabajos con similares características, construcción de instrumentos de recolección de información, análisis de los resultados, conclusiones y recomendaciones (Gráfico 01).

Gráfico 01. Metodología para el estudio de los estilos de la comunicación interna en los procesos de administración pública.

 

 

 

 Elaborado por: Carlos Tamayo P.

 

 

Primera etapa: Estudio documental

La relación entre causa y efecto de las variables comunicación interna y procesos administrativos crean un alcance del estudio a desarrollarse como se observa en el Gráfico 02, para aportar a los objetivos de este estudio (Gráfico 03).

Gráfico 02. Alcance para análisis del trabajo estilos de la comunicación interna en los procesos de administración pública de la Universidad Estatal de Milagro: Área Administrativas

 

 

 

 

 

Elaborado por: Carlos Tamayo P.

 

Gráfico 03. Relación de los objetivos con el objeto de estudio del trabajo Estilos de la comunicación en los procesos de administración pública de la Universidad

 

Elaborado por: Carlos Tamayo P.

 

 

 

Búsqueda de base de datos

 

 

 

Para esto se obtuvo de las bases científicas: Redalyc (75 documentos), Scielo (15 documentos) y

 

Web of Science (58 documentos) con los siguientes parámetros:

 

Tabla 01. Fuente de información relacionado a Administración Pública en 2017 y 2018 de la Base de Redalyc y Scielo

 

 

Fuente: Base de datos Scielo y Redalyc Elaborado por: Carlos Tamayo P. Segunda parte:

Evaluación de los instrumentos

 

 

 

En concreto la relación causa efecto de las variables comunicación y procesos administrativos, vinculados a los diferentes estilos de comunicación organizacional presentes en la Universidad Estatal de Milagro permite analizar los estilos de comunicación organizacional, mediante la cuantificación, aplicando como instrumento la encuesta dirigido al personal administrativo de la UNEMI para conocer las debilidades que se han presentado en procesos de comunicación organizacional, especialmente en las áreas de planificación y ejecución de procesos administrativos, con énfasis en aspectos técnicos, operativos, económicos y legales.

 

 

 

El paradigma cuantitativo privilegia el estudio de esquemas para generar certeza en los resultados basado en el procesamiento estadístico a la muestra aleatoria de 137 personas (Fontaines, 2012) quienes son el objeto de estudio para identificar los Estilos de Comunicación Organizacional en la Universidad Estatal de Milagro para analizar la información recopilada con nivel descriptivo, no experimental seccional de un solo a un momento en el 2018.

 

 

 

donde:

 

 

 

n: tamaño de la muestra

 

 

 

N: tamaño de la población

 

 

 

P: posibilidad de que ocurra un evento, p=0,5

 

 

 

q: posibilidad de no ocurrencia de un evento, q=0,5

 

 

 

E: error, se considera el 5%; E=0,05

 

 

 

Z: nivel de confianza, que para el 95%, Z=1,96

 

 

 

Las variables fueron operacionalizadas de manera analítica estableciendo las dimensiones, subdimensiones, e indicadores pertinentes para la elaboración de las interrogantes. El instrumento fue sometido a las pruebas que se estilan para determinar su confiabilidad y validez. El mismo que está conformado por dos preguntas demográfica y 15 preguntas de opción múltiple en el cual se pidió a la persona que señale la repuesta que mejor se identifique en su forma de actuar. El cuestionario mide cuatro estilos de comunicación organizacional; Asertiva, Agresivo, Pasiva y Agresiva-Pasiva. Cada una de las repuestas está relacionada con un estilo de comunicación, de la siguiente manera:

 

Valoración de la repuesta.

 

 

 

 

 

El procesamiento de los datos obtenidos se realizó mediante estadísticos descriptivos para conocer la distribución de los resultados alcanzados.

 

Resultados.

 

 

 

Del estudio bibliográfico, se obtuvo que el autor Mauricio Gómez Villegas ha participado con 2 publicaciones relacionado a Administración Pública, además, la revista que más publican es en la Revista Latina de Comunicación Social (Tabla 02).

 

Tabla 02. Revistas publicadas en artículos del 2017 y 2018 de la base de datos de Scielo

 

 

 

 

 

 

Fuente: Base de datos Scielo

 

 

 

Elaborado por: Carlos Tamayo P.

 

 

 

De la encuesta fue aplicada a 137 personas, se recaba las opiniones vertidas donde consideran los encuestados que buscan solución de problemas mediante la negociación y piden opinión de terceros, realizando actividades de preguntas y respuestas, escuchan la opinión, y escuchan centrándose en la opinión, resaltando que hablan lo suficiente; sin embargo, resalta en la encuesta que no escasamente son el centro de atención en grupos, dirigiéndose a los demás de forma muy casual o formal; sin embargo, el 66% se califica como preciso confirmando hablan lo suficiente (Tabla 03).

 

Tabla 03. Opinión del personal de la universidad de los estilos de comunicación

 

 

 

Busca la solución del problema		Cuando va a elaborar una presentación		En reunión entre compañeros y jefes
A - Mediante la negociación	53%	A - Incorpora ideas de otras personas	92%	C - Hablo lo suficiente	73%

 

 

D- Invirtiendo tiempo para buscar consenso	40%	D- Se limita a transmitir ideas de otrosC -	4%	B - Cuesta mantener en silencio	12%
C - Retirando de la discusión sus argumentos	5%	B - Deja a un lado los aportes de otros	3%	A - Hablo primero de mi punto de vista	9%
B - A través de frases intimidatorias	1%	C - No le dice a nadie lo que está haciendo	1%	D - No hablo con nadie de mis ideas	6%
En una conversación entre compañeros		Si alguien le critica usted		En una reunión
A - Pide opinión sobre el tema de conversación	78%	D - Escucha y luego decide si está o no de acuerdo	49%	D - Muy de repente logro hacer reír a otras personas	48%
C - Escucha atentamente ... pero no emite opinión	19%	A - Agradece el comentario	38%	C - Mis chistes llaman la atención	26%
B - No deja hablar a los demás	1%	C - No presta atención a lo que dicen	12%	B - Me cuesta mucho ser humorístico en el grupo	18%
D - Utiliza la frase Denme una oportunidad	1%	B - Se pone a la defensiva	1%	A - Soy el centro de atención del grupo de personas	8%
En una sesión de preguntas y respuestas		Al hablar con personas de otro género		El comportamiento en reuniones

 

 

A - Realiza preguntas acorde con lo planteado	87%	A - Lo hace con naturalidad	97%	A - Me dirijo a los demás muy casual	51%
D - Repregunta por respuesta no satisfecha	10%	D - Le pide a un amigo que le presente a la otra persona	3%	C - Comportamiento formal	45%
B - Le replica a quien dio repuesta	1%			B - Me comporto algo rígido con los demás	3%
No contesta	1%			D - Me dirijo de una manera lejana	1%
Al transmitir información a compañeros		Cuando siente que su interlocutor no lo está escuchando		En una reunión de trabajo aporto
A - Escucha sus planteamientos y discute con ellos	55%	D - Le llama la atención cortésmente	62%	A - Aporto con ideas positivas en las reuniones	71%
D - Va a sus oficinas y les da la información	30%	A - Lo interesa por la idea que está transmitiendo	34%	C - En las reuniones dejo que otro opine con sus ideas	17%
C - Lo hace por escrito	10%	C - Repite airadamente el mensaje, si le es solicitado	3%	D - Presta atención y nunca entra en discusión	10%
B - Les dice que la información es solicitada por la Gerencia	5%	B - Utiliza frases amenazantes	1%	B - Se me dificulta aceptar las ideas de otras personas	1%